Politique sur la protection de la vie privée sur le site Web de Xerox Canada

Introduction
Xerox se soucie de protéger la vie privée des personnes qui visitent son site Web pour obtenir de l’information sur les produits et services. Cette politique explique comment nous, chez Xerox, assumons l’utilisation de façon responsable et la protection de toute information personnelle que nous recevons en ligne.

Xerox comprend l’importance de la vie privée sur le Web.
Xerox a mis au point son site Web en ayant tête la protection sur les renseignements privés. Chez Xerox, la protection sur la vie privée sur le Web signifie que :
  • vous avez le contrôle sur toute information personnelle que vous décidez de soumettre à Xerox
  • Xerox vous informe comment nous utilisons toute information personnelle qui nous est soumise en ligne
  • Xerox est engagée à traiter vos renseignements personnels de façon confidentielle
Vous n'avez pas à fournir de renseignements personnels lorsque vous visitez le site Web de Xerox.
Vous pouvez naviguer sur le site Web de Xerox sans divulguer toute information qui vous identifie en tant que personne ou toute « information personnelle » telle que définie dans la loi applicable sur la protection de la vie privée. Xerox vous fournit l’occasion de communiquer avec l’entreprise en ligne – pour poser des questions, obtenir plus d’information sur un produit, ou demander de l’aide sur un produit que vous avez déjà. Si vous choisissez de communiquer avec Xerox en ligne, vous remarquerez que beaucoup de nos formulaires nécessitent de l’information qui peut être de nature personnelle, comme le nom, l’adresse et l’adresse courriel. Nous demandons ces informations pour faciliter notre tâche à vous répondre. Le fait de fournir ces informations est sans obligation de votre part. Xerox vous laisse toujours libre de soumettre ou non de l’information personnelle en ligne. Si vous désirez communiquer avec Xerox, mais ne voulez pas soumettre de l’information personnelle en ligne, vous pouvez joindre un représentant Xerox en composant le 1 800 275-XEROX.

Portée
Cet énoncé sur la protection des renseignements personnels figure sur les pages Web de Xerox Canada.
Lorsque vous visiterez le site Web de Xerox, vous constaterez que nous offrons le magasinage en ligne et des services à la clientèle relativement à certains produits. Pour traiter les commandes ou les demandes en ligne plus efficacement, Xerox fournit des formulaires électroniques qui demandent des renseignements personnels tels que le nom, l'adresse municipale et l'adresse de courriel. Ces formulaires permettent aux visiteurs et aux clients de communiquer rapidement et facilement avec Xerox. Les personnes qui veulent communiquer avec Xerox, sans toutefois donner de renseignements personnels en ligne, peuvent utiliser les numéros de téléphone également indiqués sur nos pages Web.

Xerox ne demande qu'un minimum d'information pour pouvoir vous aider.
Par exemple, Xerox utilise les renseignements personnels soumis en ligne pour :
  • répondre aux questions des clients ou des personnes qui visitent le site Web
  • fournir un soutien à la clientèle (le cas échéant);
  • permettre le magasinage en ligne (le cas échéant);
  • informer les utilisateurs des offres spéciales;
  • offrir des services de personnalisation;
  • créer des partenariats de revente;
  • fournir du financement et un service continu;
  • comprendre les besoins des clients;
  • élaborer, améliorer, promouvoir, commercialiser ou fournir des produits, des services et du soutien;
  • gérer et développer un volume d'affaires et l'exploitation de Xerox;
  • respecter les exigences de la loi;
Lorsque nous demandons des renseignements personnels, nous limitons notre demande aux renseignements nécessaires pour répondre aux demandes ou conclure une transaction. Une fois que vous envoyez l'information en ligne à Xerox, l'information ne sert qu'à la fin particulière pour laquelle elle a été envoyée. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires pour répondre aux fins précisées, ils sont détruits, supprimés ou rendus anonymes

Voici certains types d'information que Xerox recueille en ligne :
Formulaires de contact et de rétroaction : Toute personne qui a des questions à poser ou des commentaires à formuler peut utiliser ces formulaires électroniques pour soumettre des questions à notre webmestre ou à des groupes commerciaux particuliers de Xerox. Si une personne veut communiquer avec Xerox à l'aide du site Web, nous demandons une quantité suffisante d'informations pour répondre à la demande de la personne. Xerox ne répond aux formulaires de rétroaction qu'une seule fois à moins qu'un client ne demande un suivi ou une assistance supplémentaire concernant un problème particulier. Si un client communique avec Xerox en ligne pour lui transmettre une demande qui exige des compétences précises ou régionales, la demande sera acheminée à un représentant local agréé par Xerox afin d'être traitée.

Formulaires de commerce électronique : Pour traiter les commandes par Internet au Canada (le cas échéant), Xerox demande des renseignements sur l'achat et l'expédition : nom, adresse, numéros de téléphone et de carte de crédit. Xerox n'utilise les numéros de carte de crédit que pour traiter les commandes (le cas échéant).

Formulaires de commerce électronique : Pour traiter les commandes par Internet au Canada (le cas échéant), Xerox demande des renseignements sur l'achat et l'expédition : nom, adresse, numéros de téléphone et de carte de crédit. Xerox n'utilise les numéros de carte de crédit que pour traiter les commandes (le cas échéant).

Formulaires d'abonnement : En s'abonnant aux nouvelles et aux bulletins électroniques, les clients obtiennent les derniers conseils et renseignements au sujet de produits particuliers de Xerox. Un abonné peut demander que son nom soit retiré de la liste de diffusion en envoyant un courriel à webmaster@xerox.comou en se rendant en ligne à www.xerox.com/optout

Formulaire d'enregistrement : À l'aide du site Web de Xerox, les clients peuvent enregistrer les produits Xerox en ligne. Nos formulaires d'enregistrement en ligne demandent le nom, l'adresse, le numéro de série de l'appareil et certains renseignements sur le degré de satisfaction du client. L'enregistrement en ligne permet également au client de recevoir ultérieurement des nouvelles et des promotions sur les produits par courriel. Les clients peuvent refuser de recevoir ces documents électroniques additionnels. Les clients qui acceptent de recevoir les nouvelles et les promotions peuvent demander en tout temps d'arrêter l'envoi de ces communications en envoyant un courriel à webmaster@xerox.com ou en se rendant à www.xerox.com/optout. Les personnes qui ne veulent pas enregistrer leurs produits en ligne peuvent consulter les pages d'enregistrement sur le Web qui contiennent également des renseignements sur la façon d'enregistrer les produits par téléphone ou par courriel.

Formulaires de téléchargement : Les personnes qui visitent le site Web de Xerox peuvent télécharger des copies d'évaluation de logiciels gratuites en remplissant et en soumettant un formulaire de téléchargement. Ces formulaires peuvent nécessiter des renseignements personnels. Pour ceux qui ne désirent pas s'inscrire en ligne, les pages Web téléchargées comportent également des détails sur la façon de s'inscrire par téléphone ou par courriel.

Formulaire de revente : Les revendeurs intéressés à devenir partenaires de Xerox peuvent soumettre l'information à l'aide du site Web de Xerox.

Comment Xerox traite-t-elle les renseignements personnels?
Xerox ne dévoile pas de renseignements personnels. Même si, chez Xerox, nous sommes heureux d'offrir des services pratiques en ligne, nous sommes également conscients de notre responsabilité d'assurer la confidentialité des renseignements personnels que nous recevons.

Nos agents et partenaires protègent les renseignements personnels.
Lorsqu'un client effectue des achats en ligne auprès de Xerox, il peut être nécessaire de transmettre des renseignements personnels à un agent ou à un partenaire indépendant agréé par Xerox, qui exécute ensuite la commande. Xerox exige que ses agents et partenaires indépendants traitent les renseignements personnels avec le même souci à l'égard de la protection des renseignements personnels que Xerox.

Lorsque Xerox transmet les renseignements personnels à ses agents et partenaires, l'information doit être utilisée dans le seul but de répondre à la demande du client et être maintenue confidentielle et sécurisée en tout temps.

Dans certains cas, Xerox, ou un de ses agents ou partenaires agréés, pourrait être obligée de partager les renseignements personnels avec un tiers non affilié afin d'exécuter une commande ou de fournir un service. Les mêmes principes liés à l'utilisation des renseignements personnels uniquement dans le but pour lequel ils ont été fournis et de conserver la confidentialité des renseignements s'appliquent.

Au sujet des liens à des sites autres que le site Web de Xerox.
Lorsque vous visitez le site Web de Xerox, vous pouvez rencontrer des liens qui vous mènent au site Web d'une autre entreprise, tel que celui d'un détaillant qui offre des services connexes. Xerox affiche ces liens pour vous aider à trouver facilement des renseignements et des services connexes. Toutefois, lorsque vous cliquez sur un site Web autre que Xerox, veuillez prendre note que les sites Web autres que le site de Xerox ne sont pas couverts par la présente Politique sur la protection de la vie privée et que d'autres sites pourraient ne pas traiter l'information recueillie en ligne avec les mêmes mesures de protection de la vie privée que Xerox. Pour savoir comment une autre entreprise traite les renseignements personnels qu'elle reçoit en ligne, veuillez consulter la Politique sur la protection de la vie privée affichée sur le site Web de cette entreprise.

Protection des renseignements personnels
Seuls les employés, agents, partenaires et tiers agréés par Xerox sont autorisés à traiter les renseignements personnels soumis à Xerox en ligne.

Les renseignements personnels dont Xerox dispose sont enregistrés dans des environnements sécurisés. Xerox demande à tous les employés qui traitent des renseignements personnels d'utiliser des mesures de précaution adéquates pour assurer la sécurité et la protection de la vie privée lorsqu'ils traitent cette information.

Chiffrement des données liées à la carte de crédit.
Pour que les acheteurs en ligne au Canada puissent effectuer des achats en toute confiance sur le site Web de Xerox, Xerox protège les renseignements liés aux cartes de crédit à l'aide d'une technologie de chiffrement courante dans l'industrie, telle que le protocole SSL. Xerox est prudente lorsqu'elle traite vos renseignements personnels, et, de la même façon, elle utilise des mesures de protection de la vie privée rigoureuses lorsqu'elle traite les données financières et les renseignements liés à la carte de crédit. Lorsqu'un client soumet une commande à Xerox en ligne, les renseignements personnels et liés à la carte de crédit ne servent qu'à effectuer l'achat et à prendre les dispositions relatives à l'expédition.

Accès à l’information
Revoir l’information personnelle soumise à Xerox en ligne. Les personnes peuvent communiquer avec Xerox pour vérifier l’exactitude de leur information personnelle ou pour demander que l’information soit mise à jour ou supprimée en écrivant à can.privacy@xerox.com. Veuillez inclure dans votre message courriel votre adresse postale complète (y compris le code postal et votre adresse courriel).

Xerox vérifiera l’identité des personnes qui demandent un accès à leur information.
Pour prévenir un accès frauduleux à l’information personnelle stockée chez Xerox, chaque groupe commercial de Xerox pend les mesures appropriées pour vérifier l’identité de chaque personne qui demande de revoir, de modifier ou de supprimer ses renseignements personnels.

Témoins
Un témoin est un petit fichier qu'un site Web met sur le disque dur d'un utilisateur. Ce fichier contient des renseignements précis sur les visites précédentes au site Web.

Comment Xerox utilise-t-elle les témoins?
Xerox utilise les témoins pour déceler les visites répétées à son site Web et pour faciliter la navigation sur le Web et le magasinage en ligne. Les témoins identifient la session de l'utilisateur, afin que les acheteurs en ligne (le cas échéant) et les autres personnes qui utilisent le Web pour communiquer avec Xerox n'aient pas à entrer les mêmes renseignements à plusieurs endroits. Les témoins sauvegardent également l'information qui permet aux utilisateurs inscrits de se connecter automatiquement (s’il y a lieu).

Les renseignements des témoins recueillis par Xerox nous aident à assurer le suivi du nombre de personnes qui visitent le site Web au fil du temps et à déterminer s'il s'agit de nouvelles visites ou de visites répétées. Aux fins d'analyse interne, Xerox utilise également les témoins pour savoir quelles sont les pages qui ont été consultées au cours d'une session. Xerox vérifie l'information du témoin pour mieux comprendre les profils d'utilisation des personnes qui visitent le site Web. Xerox utilise cette information pour modifier la présentation de son site Web et pour le rendre plus pertinent pour les utilisateurs.

Est-ce que Xerox s'assure de la confidentialité des données des témoins?
L'information que recueille Xerox au moyen de l'utilisation de témoins est conservée en tant que renseignements confidentiels.

Communiquez avec nous
Nous voulons avoir de vos nouvelles!
Nous vous invitons à nous faire parvenir vos questions ou commentaires concernant notre Politique sur la protection de la vie privée ou des sujets liés à la protection des renseignements personnels en général. Pour communiquer avec Xerox relativement à la protection de la vie privée, veuillez envoyer un message contenant les mots Protection de la vie privée dans le champ objet à can.privacy@xerox.com.

Cette adresse de courriel est réservée aux sujets concernant la protection des renseignements personnels. Nous ne répondrons pas aux questions envoyées à cette adresse et qui ne portent pas sur la protection des renseignements personnels.

POUR NOUS COMMUNIQUER TOUTE QUESTION NON RELIÉE À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS OU CONCERNANT VOS PRÉFÉRENCES DE MARKETING ENVOYEZ-NOUS UN COURRIEL à info.clients@xerox.com.

Si vous avez choisi de ne pas recevoir de matériel de marketing et continuez de recevoir des communications, veuillez nous appeler au 1 800 275 XEROX (1800 275-9376) option 4 (après avoir sélectionné votre langage).

Cliquez ici pour accéder à la page de choix de ne pas recevoir de matériel de marketing.