Code de protection de la vie privée

Xerox Canada ltée (« Xerox Canada ») apprécie sa relation avec ses clients et ses employés, et s’engage à assurer la protection des renseignements personnels à leur sujet. Par conséquent, Xerox Canada adhère aux principes de protection de la vie privée, et aux commentaires afférents, ci-dessous (les « Principes de protection de la vie privée »). Les principes de protection de la vie privée sont fondés sur les principes stipulés dans l’Annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) (la « Loi »). Les « renseignements personnels » dont il est question dans ce Code, signifient les renseignements au sujet d’une personne identifiable, mais ne comprennent pas le nom, le titre ou l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation. Chez Xerox, nous considérons que la protection de la vie privée est un sujet important. Voici une description de la façon dont nous nous conformons à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et à d’autres lois sur la protection de la vie privée et de nos responsabilités connexes. Tous les employés de Xerox Canada sont tenus de se conformer à la loi. Nous avons mis en place des programmes de formation des employés ainsi que des programmes permanents de mise à jour. De fait, notre formation sur la protection de la vie privée est intégrée à notre processus de formation des employés. Si vous avez des questions concernant la protection de la vie privée chez Xerox, vous pouvez nous envoyer un courriel can.privacy@xerox.com Pour choisir de ne pas participer, veuillez cliquer ici.

Collecte - le fait de recueillir, d’enregistrer, d’acquérir ou d’obtenir des renseignements personnels auprès d’une source, y compris un tiers.

Consentement - accord volontaire pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels à des fins précisées.

Divulgation - le fait de fournir des renseignements personnels à des tiers.

Employé - un employé (ancien ou actuel) de Xerox.

Renseignements personnels - renseignements au sujet d’un client ou d’un employé identifiable, mais qui ne comprennent pas les renseignements cumulatifs qui ne peuvent être associés à une personne en particulier (ex.: information sur une entreprise). Pour un client, particulièrement dans le cas d'une entreprise individuelle, de tels renseignements pourraient comprendre (sans toutefois s’y limiter) les renseignements suivants:

• les renseignements de solvabilité d’une personne
• les dossiers de facturation
• le service et le matériel
• toute plainte enregistrée
  
  Pour un employé, de tels renseignements pourraient comprendre (sans toutefois s’y limiter) les renseignements suivants:
• les renseignements figurant dans les dossiers d’emploi personnels
• les évaluations de rendement
• les renseignements médicaux
• les renseignements sur les avantages sociaux
  
  Tiers -- personne ou groupe à l’extérieur de Xerox
  
  Utilisation -- le traitement et la gestion des renseignements personnels par Xerox et au sein de la société.

Xerox Canada est responsable de tous les renseignements personnels qu'elle détient.

Il incombe à notre directeur, Conformité au Code de protection de la vie privée de s'assurer que nous nous conformons aux Principes de protection de la vie privée, même si d'autres personnes au sein de Xerox Canada sont responsables de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels. Nous sommes responsables des renseignements personnels en notre possession, y compris les renseignements qui ont été transmis à un tiers pour fins de traitement. Nous utiliserons des moyens contractuels ou autres pour fournir un niveau comparable de protection lorsque l'information est traitée par un tiers.

Nous déterminerons et décrirons les fins pour lesquelles nous recueillons, utilisons ou divulguons les renseignements personnels au moment de la collecte ou avant. Les fins seront limitées à celles qui sont liées à notre entreprise et qu'une personne raisonnable considérerait appropriées.  

Renseignements personnels sur les clients :

• Voici certaines des fins pour lesquelles nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels concernant nos clients :

• Pour fournir des services opportuns, fiables et à valeur ajoutée à nos clients, notamment : des promotions, des initiatives de tarification spéciale, des concours;
• Pour établir une relation avec les clients et communiquer avec eux;
• Pour élaborer, mettre en oeuvre, commercialiser et gérer les services fournis aux clients;
• Pour aider aux processus administratifs, recouvrer des sommes impayées, établir des rapports et des cotes de solvabilité et protéger les intérêts commerciaux de Xerox Canada et de ses clients;
• Pour gérer et promouvoir les activités commerciales de Xerox Canada
• o Pour répondre aux exigences de la loi.

Renseignements personnels sur les employés :

• Voici certaines des fins pour lesquelles nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels concernant nos employés :

•  
• Pour recruter, former, reconnaître et conserver un effectif hautement qualifié et motivé;
• Pour établir et maintenir des relations harmonieuses entre l'employeur et l'employé;
• Pour administrer les politiques et les procédures de Xerox Canada;
• Pour gérer et promouvoir les activités commerciales de Xerox Canada;
• Pour administrer la rémunération et les avantages sociaux;
• o Pour élaborer, gérer et promouvoir les services aux employés
• Pour répondre aux exigences de la loi

Si nous prévoyons utiliser des renseignements personnels que nous avons recueillis à une fin non précisée auparavant, nous déterminerons et décrirons cette fin avant l'utilisation. Nous déploierons des efforts raisonnables pour expliquer, oralement ou par écrit, à quelles fins nous comptons utiliser les renseignements à la personne de qui nous les obtenons avant de les recueillir ou au moment de les recueillir, et avant de les utiliser. Nous énoncerons les fins déterminées de façon à ce que la personne puisse comprendre convenablement comment les renseignements seront utilisés ou divulgués.

Les renseignements personnels ne seront recueillis, utilisés ou divulgués qu'à la connaissance et avec le consentement de la personne.  

La façon dont nous tentons d'obtenir le consentement, qu'il soit exprès ou tacite, peut varier selon le caractère confidentiel des renseignements et les attentes raisonnables de la personne. Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. Nous informerons les personnes des conséquences du retrait de leur consentement. Généralement, nous tentons d'obtenir le consentement pour l'utilisation ou la divulgation de renseignements au moment de leur collecte. Dans certaines circonstances, le consentement peut être demandé après que des renseignements aient été recueillis, mais avant qu'ils ne soient utilisés (p. ex., si nous voulons utiliser des renseignements à une fin non précisée au préalable).

Nous n'imposerons pas comme condition à la prestation de services qu'une personne consente à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels au-delà des renseignements nécessaires à des fins précisées explicitement et légitimes. Dans certaines circonstances, dans la mesure permise ou exigée par la loi, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que la personne concernée en soit informée ou y consente. Ces circonstances comprennent : les renseignements personnels qui sont assujettis à un privilège procureur-client ou qui sont accessibles au public tel qu'il est défini par la réglementation; dont la collecte ou l'utilisation sont clairement dans l'intérêt de la personne concernée et pour lesquelles un consentement ne peut être obtenu dans les délais nécessaires; qui servent à enquêter sur un bris de contrat ou une infraction à une loi; qui permettent d'intervenir dans une situation d'urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d'une personne; qui servent à recouvrer une dette; qui permettent de se conformer à une assignation à témoigner, à un mandat ou à une ordonnance d'un tribunal.

Nous limiterons la quantité et le type de renseignements personnels recueillis aux fins nécessaires que nous avons déterminées et nous ne recueillerons des renseignements personnels que par des moyens justes et licites.

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou s'il s'agit d'une exigence légale. Les renseignements personnels ne seront conservés que pendant le temps nécessaire pour atteindre les fins précisées (et conformément à nos politiques sur la conservation des dossiers commerciaux).

Les renseignements personnels qui ont été utilisés pour prendre une décision au sujet d'une personne seront conservés assez longtemps pour permettre à cette personne d'accéder à l'information une fois que la décision a été prise et, en cas de demande d'accès à l'information ou de contestation, assez longtemps pour permettre à une personne d'épuiser tous les recours qu'elle a en vertu de la loi. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires pour atteindre les fins précisées, ils seront détruits, effacés ou rendus anonymes.

Nous déploierons tous les efforts possibles pour nous assurer que les renseignements personnels sont précis, complets et adaptés aux fins pour lesquelles ils sont utilisés. Nous ferons de notre mieux pour nous assurer que les renseignements personnels qui sont employés de façon continue, y compris les renseignements divulgués à des tiers, et que l'information utilisée pour prendre une décision au sujet d'une personne, sont exacts, complets et à jour.

Nous protégerons les renseignements personnels en fonction de leur niveau de confidentialité. Nos mesures de protection permettront de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l'accès, la divulgation, la reproduction, l'utilisation ou la modification non autorisés, indépendamment du support d'information. Nous sensibiliserons nos employés à l'importance de maintenir la confidentialité des renseignements personnels, et nous veillerons à jeter ou éliminer les renseignements personnels afin d'empêcher les parties non autorisées d'avoir accès à l'information (et conformément à nos Politiques sur la conservation des dossiers commerciaux).

Nous ferons en sorte que les renseignements précis au sujet de nos politiques soient facilement accessibles, sauf dans la mesure où il s'agit de renseignements commerciaux confidentiels. L'information que nous rendrons accessible comprendra : la façon d'accéder aux renseignements personnels; le type de renseignements personnels que nous détenons, y compris un compte rendu général de leur utilisation; des renseignements généraux concernant notre Code et nos politiques; les renseignements personnels accessibles aux sociétés affiliées et la façon de communiquer avec notre Bureau de protection de la vie privée

Sur réception d'une demande écrite, nous ferons part à une personne de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels à son sujet, et nous lui donnerons accès à ces renseignements personnels. Une personne peut contester l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements personnels à son sujet et faire modifier l'information au besoin. Pour de plus amples renseignements, consultez notre Politique sur l'accès ci-dessous.

Toute personne peut contester notre conformité aux lois sur la protection de la vie privée de l'une des façons suivantes :

Par la poste :
Xerox Canada Ltd.
5650 Yonge Street
North York, ON M2M 4G7
À l'attention du Bureau de protection de la vie privée

Par courriel :
Can.privacy@xerox.com

Nous examinerons toute plainte écrite. Si nous croyons qu'une plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures nécessaires.

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Politique sur l'accès individuel Nous répondrons à une demande écrite individuelle dans un délai raisonnable (généralement 30 jours). Nous pouvons demander à une personne de fournir suffisamment d'information pour nous permettre de fournir un compte rendu de l'existence, de l'utilisation, et de la divulgation des renseignements personnels. Même si généralement la réponse sera fournie sans frais à la personne, selon la nature de la demande et la quantité d'informations concernée, nous nous réservons le droit d'imposer un coût. Dans ces circonstances, nous informerons la personne du coût approximatif lié à l'obtention d'une réponse et nous traiterons sa demande sur réception du paiement.

Lorsque cela est possible, nous indiquerons la source de l'information. Lorsque nous fournirons un compte rendu des tiers auxquels nous pourrions avoir divulgué des renseignements personnels au sujet d'une personne, nous tenterons d'être aussi précis que possible. S'il n'est pas possible de fournir une liste des entreprises auxquelles nous avons réellement divulgué des renseignements personnels, nous fournirons une liste des entreprises auxquelles nous pourrions avoir divulgué des renseignements.

Si une personne réussit à démontrer l'inexactitude ou la nature incomplète de renseignements personnels, nous apporterons les modifications qui s'imposent. Si une contestation n'est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, nous enregistrerons l'essentiel de la contestation non résolue. Au besoin, les renseignements modifiés ou une description de la contestation non réglée, selon le cas, seront transmis à des tiers qui ont accès à l'information en question. Dans certaines situations, nous pourrions refuser une demande ou ne pas être en mesure de fournir l'accès à tous les renseignements personnels que nous détenons au sujet d'une personne. Les exceptions à l'exigence en matière d'accès seront restreintes et particulières, selon les exigences légales. Lorsque la loi le permet, les raisons qui justifient le refus d'accès seront fournies à la personne sur demande. Ces exceptions peuvent comprendre : l'information qui contient des références à d'autres personnes ou qui renferme des renseignements commerciaux confidentiels ou de nature délicate qui ne peuvent être éliminés du dossier; l'information recueillie dans le cadre d'une enquête sur un bris de contrat ou dans le cadre d'un processus de résolution de conflit formel et l'information qui est assujettie à un privilège procureur-client.