Palliser Furniture rationalise sa production Xerox
Palliser Furniture Limited a été fondée en 1944 par Abram Albert DeFehr, en tant qu'entreprise à une seule personne qui fabriquait des meubles en bois dans le sous-sol de sa maison de Winnipeg. Depuis, Palliser est passée à plus de 4 000 employés et est devenue un des plus importants fabricants de meubles résidentiels au Canada (www.palliser.com). La gamme de produits de l'entreprise comprend des divans monoblocs, des divans modulaires, des fauteuils inclinables et des sièges de visionnement pour cinéma maison tant en cuire qu'en tissu.

Palliser compte plusieurs usines et bureaux dans la ville de Winnipeg, et son siège social à lui seul est équipé de 30 appareils, ce qui correspond à 1,2 personnes par appareil, obtenus auprès de quatre fabricants différents, dont Xerox. Ces appareils comprennent un assortiment d'imprimantes, de télécopieurs et de copieurs personnels. La prolifération de matériel faisait en sorte que le service de la TI de Palliser devait assurer l'entretien de plusieurs types d'appareils différents et de gestionnaires d'impression connexes; le Service des comptes créditeurs de l'entreprise devait traiter plusieurs factures chaque mois; et le personnel devait comprendre différentes interfaces utilisateurs. En outre, la responsabilité des nombreux appareils était répartie entre plusieurs services, de sorte qu'aucune personne individuelle n'était responsable du budget, de l'entretien et de l' administration du matériel. Par conséquent, en plus des incidences sur la productivité, les coûts contribuaient à l'augmentation démesurée des dépenses qui atteignaient près de dix mille dollars par mois.

Sous la direction du dirigeant principal de l'information de Palliser, Jason Bergeron, l'entreprise a effectué une analyse interne pour comprendre l'état actuel de ses appareils de production de bureau sur le plan de l'utilisation, des exigences et des coûts. À la suite de cette analyse, M. Bergeron s'est rendu compte qu'il serait possible de réaliser des économies de coûts et d'augmenter la productivité en regroupant le matériel de production. Il a également compris les problèmes associés au regroupement - par exemple que les employés étaient habitués à la commodité d'avoir leurs propres imprimantes. Toutefois, M. Bergeron croyait que les employés seraient ouverts au changement une fois qu'ils comprendraient les avantages de cette solution pour Palliser. Il a donc émis une demande de proposition. "Le siège social était l'endroit parfait pour commencer. Il comprenait le personnel des finances et de la comptabilité. Si ces derniers arrivaient à comprendre les avantages du regroupement, cette solution pourrait être déployée à l'échelle du pays. De plus, les chiffres devaient être justes. Seule une vrai réduction des dépenses avec justification serait acceptée."

La solution
Après une recherche minutieuse sur les problèmes auxquels Palliser était confrontée, Xerox a répondu à la demande de proposition en présentant une solution visant à atteindre et même à dépasser les objectifs de Palliser. "Xerox est arrivée à la table avec une proposition sensée. Elle a remplacé le matériel vieillissant et a conservé certains appareils en place qui étaient encore viables. Les autres fournisseurs voulaient jeter tout notre matériel. Sur le plan du coût, leurs propositions étaient moins alléchantes", a expliqué M. Bergeron.

En sélectionnant et en mettant en œuvre la proposition de Xerox, Palliser a réduit le nombre d'appareils à son siège social de 30 à 11. L'entreprise a acheté deux WorkCentreTM Pro 35 et deux M20i pour son siège social, tout en conservant son matériel Xerox déjà en location, comme les WorkCentre Pro 55 et WorkCentre Pro 245. En plus de réduire le nombre d'appareils, le plan a réduit le nombre de fournisseurs d'impressions à seulement deux, Xerox étant le principal fournisseur de matériel pour les nouvelles mises en œuvre.

Toutefois, la solution ne s'est pas arrêté là - étant donné les avantages élevés de l'installation initiale au siège social, au cours de 2005, Palliser a étendu la solution à ses autres bureaux au Manitoba, en ajoutant 28 autres appareils Xerox.

Les résultats
Palliser peut s'attendre à des économies de coûts significatives en mettant en œuvre la proposition de Xerox : des économies prévues de plus de cinquante pour cent, entraînant des économies nettes de plus de soixante mille dollars par année au siège social seulement. Selon M. Bergeron, "La solution a permis à Palliser d'économiser plus de 150 000 $ par année en frais de production de bureau au cours de la période de cinq ans qui a suivi. Nous avons comparé les chiffres aux prévisions 3 mois après la mise en œuvre et les économies étaient réelles. De plus, l'assortiment comportait des appareils couleur." Les Services de la TI et des comptes créditeurs ont augmenté leur productivité en raison du regroupement du processus de facturation et ont réduit leurs exigences en matière de gestion de matériel. Palliser a également fourni une meilleure qualité de service et augmenté son temps de bon fonctionnement en normalisant son matériel.

En résumé, selon M. Bergeron, Palliser a acquis la "capacité d'apporter des changements de processus commerciaux pour réaliser des économies importantes." La solution de Xerox confère à Palliser la capacité de déployer des utilisations normalisées de la technologie à tous les établissements. "Même si les économies ne peuvent être quantifiées, il y a une amélioration certaine de la satisfaction en ce qui a trait à l'impression. Plus personne ne se plaint!"

Palliser prévoit tirer profit du partenariat de Xerox avec des fournisseurs de télécopieurs IP pour exploiter pleinement son infrastructure. La technologie Document Centre de Xerox combinée à un environnement de télécommunications IP aidera Palliser à réduire ses frais de télécopie et à améliorer sa productivité à son centre de relations avec la clientèle.

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