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Xerox® ConnectKey® pour DocuShare®

Numérisation facile et intuitive directement vers vos processus d'entreprise
Composez le 1-800-275-XEROX
Du lundi au jeudi, de 8 h 00 à 18 h, HE

Aperçu

Grâce à ConnectKey® pour DocuShare® de Xerox, les employés peuvent capturer les documents papier de façon sécuritaire, numériser directement leurs processus d'entreprise, les administrateurs commerciaux et des TI peuvent facilement configurer et gérer les processus d'utilisateur et de flux de travail.

Apprenez comment ConnectKey pour DocuShare est simple, puissant et intelligent et peut rendre les utilisateurs commerciaux plus productifs. La numérisation vers le courriel de base et la numérisation en réseau sont de bonnes façons de tirer profit de votre investissement en imprimantes multifonctions. Mais si vous avez besoin de capturer des informations rapidement et précisément et que vous devez trouver des documents rapidement pour les processus d'entreprise essentiels comme les comptes fournisseurs et le traitement des factures, les problèmes relatifs au service à la clientèle, vous aurez alors besoin de plus d'options.

Dites adieu aux processus à étapes multiples et bienvenue à la productivité de flux de travail sans problème.

Fonctions clés

Numérisation simple – Capturez et numérisez facilement des documents en configurant les boutons de numérisation sur les imprimantes multifonctions vers la destination de votre choix :

  • Vers des adresses électroniques, personnelles ou préétablies
  • Vers les collections DocuShare, que ce soit sur les lieux ou en nuage
  • Vers les dossiers du réseau partagé
  • Vers de flux de travail préconfigurés automatisés

Naviguez à partir de l'imprimante multifonction – Naviguez dans DocuShare directement à partir de l'écran tactile de l'imprimante multifonction pour une destination de numérisation.

Informatique décisionnelle – Ajoutez des propriétés lors de la numérisation ou tirées d'une base de données d'entreprises

  • Fonction de recherche dans les bases de données
  • Listes de sélection générées automatiquement
  • Remplissage automatique des valeurs de propriété

Flux de travail de numérisation à touche unique – Numérise directement les documents dans les flux de travail préconfigurés

  • Configurez les flux de travail de la numérisation des services comme les Finances, les Comptes fournisseurs, les Ressources humaines, le Service juridique
  • Numérisez vers une ou plusieurs personnes pour approbation
  • Numérisez vers une collection (dossier)
  • Numérisez vers un endroit qui déclenche automatiquement un flux de travail

Authentification des cartes sécurisées

  • Soutien d'Active Directory de Microsoft/LDAP
  • Chiffrement et connexions sécurisée
  • Accès immédiat à tous vos boutons de numérisation grâce à un simple glissement de votre carte sécurisée

Vos défis

Les environnements ayant une consommation importante de papier comportent de nombreux défis, notamment les coûts élevés, les erreurs, une diminution de la productivité, le manque d'entreposage, les problèmes de conformité et une baisse de la satisfaction de la clientèle en raison du temps nécessaire pour retrouver les documents.

Principaux défis

  • De récents sondages auprès de l'industrie nous démontrent que les organisations font face à plus de papier que jamais et bon nombre d'entre elles peinent à trouver les meilleures façons de le gérer et de l'organiser.
  • La plupart des bureaux n'ont pas de lien direct entre leurs imprimantes multifonctions et le dépôt de documents souhaité, entraînant un processus en plusieurs étapes sujet à l'erreur pour télécharger des documents numérisés, ce qui s'avère long et coûteux.
  • Les documents numérisés sont généralement des documents PDF non consultables, ce qui rend pratiquement impossible de trouver les informations importantes lorsque vous en avez le plus besoin.
  • La productivité des employés demeure faible si ceux-ci passent des heures à chercher des documents papier, entraînant plus de coûts pour votre entreprise.
  • Maintenir la conformité est un coût inévitable des activités commerciales pour plusieurs et se conformer à la réglementation gouvernementale nécessite une extraction facile des informations essentielles.
  • Maintenir la satisfaction de la clientèle est important pour toute entreprise, mais les délais de temps de réponse pourraient avoir un impact important sur l'expérience et la fidélité de la clientèle.
  • Les organisations sont toujours à la recherche de meilleures façons d'aller de l'avant grâce à leurs initiatives en matière de développement durable et maintenir un environnement de bureau utilisant beaucoup de papier coûtera de l'argent à votre entreprise pour le papier, l'encre, le toner, l'énergie, le transport, l'entreposage et les frais postaux.

Xerox peut vous aider

Intégrer les imprimantes multifonctions au système de gestion du contenu de l'entreprise (GCE) est une façon facile pour votre entreprise d'épargner de l'argent. Les imprimantes multifonctions peuvent aider à automatiser les tâches administratives fastidieuses en permettant aux employés de numériser des documents directement dans un flux de travail GCE qui achemine automatiquement les documents vers des services ou des collègues spécifiques.

Pourquoi choisir Xerox ?

Grâce à Xerox ConnectKey pour DocuShare, vous pouvez :

  • Numérisez les flux de travail prédéfinis sur les lieux ou en nuage
  • Exécuter la capture à touche unique vers les collections DocuShare, les dossiers du réseau partagé et le courriel
  • Ajoutez des propriétés lors de la numérisation ou tirées d'une base de données d'entreprises
  • Installez et configurez facilement les boutons de numérisation pour divers réglages
  • Intégrez un ou plusieurs imprimantes multifonctions et tirez profit de l'infrastructure actuelle
  • Créez des documents PDF ou PDF-A consultables
  • Naviguez dans DocuShare ou les fichiers du réseau à partir de l'imprimante multifonction afin de choisir la destination de numérisation

La façon la plus brillante d'effectuer plus de travail
Pour ajouter de l'informatique décisionnelle à la numérisation tout en protégeant la sécurité, ConnectKey pour DocuShare vous permet de :

  • Entrer les propriétés alors que vous numérisez pour automatiser le remplissage ou le traitement
  • Chercher les valeurs des données dans la base de données de l'entreprise, le système CRM ou ERP à partir de l'imprimante multifonction et les appliquer comme propriétés, champs de remplissage automatique afin d'économiser du temps
  • Créer automatiquement de nouvelles collections sur le vif (telles que le numéro de facture ou le nom d'un client)
  • Personnaliser une bibliothèque de flux de travail de numérisation sur l'imprimante multifonction, organisée dans une hiérarchie de modèles pratique
  • Numériser des documents dans des flux de travail préconfigurés, épargnant du temps et établissant de l'efficacité
  • Protéger la connexion des boutons de numérisation
  • Tirer profit d'Active Directory de Microsoft/LDAP
  • Utiliser le chiffrement et la sécurité intégrés de l'imprimante multifonction de Xerox

Ressources