Vers une digitalisation de l’environnement de travail: des MPS aux Managed Content Services

L’article de Carro Ford a été initalement publié sur le blog Enterprise Matters

Votre stratégie MCS débute avec votre stratégie MPS

Les grandes entreprises implémentent des services de gestion déléguée des impressions (MPS). Elles ont compris. Elles ont écouté les argumentaires et apprécié leurs bénéfices. Elles ont lancé des appels d’offre, étudié les propositions et signé les contrats. Mais sont-elles prêtes pour passer à la prochaine étape avec les services de gestion déléguée des contenus (MCS) ?

D’après Gartner, « les MCS sont un ensemble complet de services visant à rationaliser et à optimiser les communications professionnelles en fournissant à la fois le support, le logiciel et l’implémentation. Au départ, les MCS opèrent en synergie avec les MPS et se concentrent sur les communications au sein de l’entreprise. »

Vous souhaitez mettre en place une stratégie MCS ? Exploitez votre infrastructure MPS existante et l’expertise de votre prestataire dans ce domaine, si toutefois il en possède les capacités. Tous ne les ont pas. Pour poser les bonnes fondations d’une stratégie MCS, le prestataire doit avoir démontré son aptitude à coordonner périphériques, logiciels, services et support technique. Un fournisseur de services MPS nouvelle génération raisonne déjà ainsi. Cette approche, articulée en trois volets (évaluation et optimisation, sécurisation et intégration, automatisation et simplification), est conçue pour ouvrir la voie aux MCS.

Utiliser les MPS comme passerelle entre l’impression et les contenus

La relation entre MPS et MCS devient plus évidente si l’on considère les MCS comme un prolongement des MPS. Avec les MCS, la priorité passe des périphériques et des impressions à la collecte de données et aux contenus. Ces services englobent la création, l’utilisation, la transformation et la suppression des contenus qu’ils soient imprimés ou électroniques. En d’autres termes, leur cycle de vie. Il est de ce fait difficile de faire abstraction des MPS, dans la mesure où ils jouent un rôle capital dans la plupart des processus documentaires.

Les MCS requièrent la mise en place de stratégies liées à la sécurité, au partage et à l’accessibilité des documents au sein et en dehors de l’entreprise. Autant d’exigences qui font d’ores et déjà partie de la proposition de valeur des MPS. Néanmoins, même les processus papier optimisés doivent prendre en compte les documents imprimés par des personnes extérieures à l’entreprise, tels que les clients ou les fournisseurs. Les services de gestion déléguée de contenus impliquent la numérisation de ces documents afin de raccourcir leur cycle de vie, de mettre en place un processus et d’accélérer la transmission de l’information. Pour une sécurité optimale, il est préférable que les utilisateurs s’authentifient au moment de la numérisation des informations, et les MPS assurent cette liaison entre la sécurité au niveau du multifonction et le lancement du workflow MCS.

Faciliter la transformation de l’entreprise

Les Managed Content Services participent à l’actuelle évolution de l’environnement documentaire de l’entreprise, au même titre que d’autres facteurs tels que la mobilité et le Cloud. Le rôle des MPS nouvelle génération est non seulement d’aider les entreprises à optimiser leur parc de multifonctions et imprimantes, mais également de gérer plus efficacement leurs documents en éliminant l’impression lorsqu’elle n’est pas indispensable.

Cette transformation ne peut s’effectuer du jour au lendemain. L’approche MPS en trois temps permet de lever les obstacles un par un et débouche vers les services MCS. Pas besoin de modifier des pans entiers de votre infrastructure ni de gérer les bouleversements qui en découlent. L’association des services MPS et MCS assure une transition en douceur : le prestataire MPS vous aide à orienter votre stratégie et effectue les tâches nécessaires pour la mettre en œuvre.

L’optimisation du parc d’impression, premier pas vers les MCS

Les MPS et MCS répondent chacun aux besoins des entreprises souhaitant contrôler l’abondance de documents papier. À mesure que les entreprises s’éloigneront du papier, ou plus vraisemblablement qu’elles adopteront un environnement hybride mêlant papier et digital, la mise en place d’une stratégie MPS à long terme leur permettra d’optimiser leur cadre existant pour mieux migrer vers un environnement numérique. Les services de gestion déléguée des impressions vous permettent de réduire votre parc pour mieux vous préparer à l’évolution des exigences documentaires. Votre prestataire MPS est là pour vous accompagner dans ce processus.

Il ne s’agit pas uniquement de mettre en place une stratégie de sécurisation des documents. Si la migration vers un environnement MCS s’avère justifiée pour votre entreprise, vous aurez besoin d’un prestataire MPS pour continuellement rationaliser votre infrastructure d’impression, l’idée étant de ne pas avoir à supporter des contrats de location sur plusieurs années au moment où vous commencez à numériser les contenus. Votre prestataire doit sélectionner judicieusement les équipements à conserver afin de garantir la flexibilité de votre contrat. N’attendez plus pour vous entretenir avec lui et commencer à planifier la migration vers les MCS.

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