Le Bureau d’enregistrement des titres de propriétés de l’Angleterre, vieux de 158 ans, utilise la technologie Xerox pour numériser ses données.

Depuis le règne de la reine Victoria, le Bureau d’enregistrement a enregistré tous les changements de propriété en Angleterre et au Pays de Galles, une montagne de données qui, au cours des décennies, s’est élevée à 25 millions de titres, couvrant 87% des terres de ces deux pays. Et, comme ils le disent, ils ne font que commencer. L’objectif du Bureau d’enregistrement est de « devenir le meilleur bureau d’enregistrement, en termes de vitesse, de simplicité et d’approche ouverte aux données. »

Chaque jour, le Bureau d’enregistrement reçoit de 2 000 à 3 000 demandes, dessins, photographies et documents d’identification sur papier à traiter le jour même par Xerox dans des installations hors site de Xerox.

« Assurer l’exactitude des données du Bureau d’enregistrement des titres pour l’Angleterre et le Pays de Galles, tout en offrant un excellent service à la clientèle est notre raison d’être, » explique Eve Foster, directrice des services centraux du Bureau d’enregistrement des titres. « En faisant le pont entre le physique et le numérique grâce à Xerox, nous sommes plus efficaces sans compromettre la qualité. »

Tout a commencé il y a quatre ans quand le Bureau d’enregistrement des titres a initié un projet avec Xerox afin de transformer son catalogue papier et le processus de soumission de documents en un système numérique qui permet de moderniser la totalité du flux de travail des documents.

Grâce à sa plateforme de gestion du flux de travail de production, Xerox a commencé à numériser de nouvelles applications, pour extraire les données essentielles sous forme d’informations ou d’images. Comme le public prend des décisions juridiques et financières de grande importance en se fondant sur ces documents, on ne peut faire d’erreur avec une numérisation, en manquant des données ou à cause d’un enregistrement illisible.

« C’est une question de qualité, » explique Nick Clifford, gestionnaire du service à la clientèle qui travaille avec le Bureau d’enregistrement. » « Il faut que les données soient aussi parfaites que possible. » Avec quelle exactitude? « Il faut que ce soit 99,5% exact ou mieux, » ajoute Clifford. « Le contrôle de la qualité est très rigoureux. »

Dans les soumissions, il y a souvent des photographies, des dessins et des écritures cursives. L’automatisation de l’extraction des données de ces types de documents exigeait autrefois une addition de personnel, des agents devant vérifier et saisir de nouveau les données inexactes ou incomplètes.

Pour réduire le besoin de ce travail supplémentaire, Xerox et le Bureau d’enregistrement travaillent à un programme pilote afin d’intégrer l’intelligence artificielle et l’apprentissage machine dans le processus de révision pour faire passer celui-ci des humains à la machine. Le nouveau service dans la plateforme de gestion du flux de travail de production Xerox vise à perfectionner la reconnaissance optique des caractères qui peut apprendre des interventions manuelles. Chaque type d’application (combinant automatisation et intelligence humaine) devrait à la longue accroître son exactitude.  A terme, la technologie réduira l’intervention manuelle aux cas les plus difficiles, par exemple l’interprétation de l’écriture manuscrite.

La plateforme (appuyée à l’heure actuelle par une indexation manuelle) peut déjà apprendre qu’un « t » qui ressemble à un « 7 » est bel et bien un « t ». Éventuellement la plateforme reconnaîtra les diverses variations de la lettre « t » et vérifiera sans qu’aucune intervention humaine ne soit nécessaire.

À l’avenir, le Bureau d’enregistrement des titres de propriétés veut éliminer toute intervention humaine dans les applications simples, tout en conservant ses archives historiques et en entraînant le secteur vers une ère nouvelle.

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