Déclaration de confidentialité Xerox

Introduction

Cette déclaration de confidentialité couvre les sites Web et les applications de Xerox Corporation (« Xerox » ou « nous ») qui incluent un lien vers cette déclaration. Cette déclaration de confidentialité s'applique également aux pratiques marketing et publicitaires de Xerox, où et quand elle est référencée. Elle est destinée à vous informer sur notre collecte et l'utilisation de vos données personnelles.

Données personnelles que nous collectons

Vous pouvez choisir de nous donner des données personnelles pour nous permettre de communiquer avec vous, de traiter vos commandes, de vous fournir des services ou pour une considération d'emploi. Les données que nous collectons dépendent du contexte de vos interactions avec Xerox, des choix que vous effectuez, y compris vos paramètres de confidentialité, ainsi que des produits et fonctionnalités que vous choisissez. Les données personnelles que nous collectons peuvent inclure ce qui suit:

Nom et coordonnées. Votre prénom et votre nom, votre adresse courriel, votre adresse postale, votre numéro de téléphone et autres coordonnées similaires afin de pouvoir communiquer avec vous, traiter des commandes ou vous fournir des produits ou services. Nous pouvons également recueillir le nom de votre employeur, si vous achetez des produits ou des services pour le compte d'une entreprise, et des informations relatives à vos achats antérieurs et à vos préférences d'achat en ligne. Certains formulaires peuvent demander votre numéro de client ou les détails du produit, comme un numéro de série.

Justificatifs d’identité. Mots de passe, indice de mot de passe et informations de sécurité similaires utilisées pour l'authentification et l'accès au compte.

Données démographiques. Des données vous concernant, telles que votre pays de résidence et votre langue préférée.

Données de paiement. Les données nécessaires pour traiter votre paiement si vous effectuez des achats, tels que votre numéro de carte de crédit et le code de sécurité associé à votre carte de paiement.

Données de localisation. Nous pouvons collecter des données sur votre localisation, qui peuvent être précises ou imprécises. Les données de localisation précises peuvent être des données GNSS (Global Navigation Satellite System) (par exemple GPS), ainsi que des données identifiant des tours de téléphonie cellulaire proches et des points d'accès sans fil, que nous collectons lorsque vous activez des produits ou des fonctionnalités basés sur la localisation. Les données de localisation imprécises comprennent, par exemple, un emplacement dérivé de votre appareil ou des données qui indiquent où vous vous trouvez avec moins de précision, comme une ville ou un code postal.

Données de médias sociaux. Nous pouvons fournir des fonctionnalités de médias sociaux qui vous permettent de partager des informations avec vos réseaux sociaux. Votre utilisation de ces fonctionnalités peut entraîner la collecte ou le partage d'informations à votre sujet par le site de réseau social. Veuillez consulter les politiques de confidentialité et les paramètres des réseaux sociaux que vous utilisez pour comprendre leurs pratiques.

Demandes d'emploi/CV. Informations sur les candidatures/curriculum vitæ que vous nous fournissez si vous soumettez une candidature à Xerox directement ou indirectement. Vous reconnaissez que votre candidature peut inclure des données personnelles sensibles. Xerox utilise ces informations pour évaluer votre candidature et effectuer des activités liées à l'emploi.

Commentaires et évaluations de produit. Les informations que vous nous fournissez et le contenu des messages que vous nous envoyez, tels que les commentaires et les critiques de produits que vous écrivez, les articles de blogue ou les questions et informations que vous fournissez pour le soutien client. Lorsque vous nous contactez par le biais de notre site Web, une application Xerox ou un service de soutien, par exemple pour le soutien client, les conversations téléphoniques ou les sessions de clavardage avec nos représentants, peuvent être surveillées et enregistrées. Vos commentaires, vos publications et vos évaluations seront utilisés pour rechercher des améliorations dans nos produits et services.

Navigation sur le site Web. Informations sur vos visites sur nos sites Web et vos habitudes de navigation. Cela peut inclure des données sur votre appareil, notamment l'adresse IP (Internet Protocol), le type de navigateur et les paramètres régionaux et linguistiques. Ceci est décrit plus en détail dans la section intitulée « Choix de témoins, pixels espions et confidentialité » ci-dessous. Nous collectons ces informations pour déterminer le nombre de visiteurs dans différentes parties de nos sites Web, personnaliser votre expérience sur nos sites et personnaliser nos interactions avec vous.

Certains produits Xerox collectent des données, telles que l'enregistrement du produit, la lecture des compteurs, les niveaux des fournitures, la configuration et les paramètres de l’appareil, la version du logiciel et les codes d'erreur. Xerox utilise ces informations pour l'amélioration des produits, la facturation, la création de rapports, le réapprovisionnement des fournitures et les services de soutien.

Sources tierces. Nous obtenons également des données de tiers. Ces sources tierces varient au fil du temps, mais elles sont considérées comme crédibles par nous et peuvent être accessibles au public ou disponibles sur une base commerciale. Elles peuvent inclure:

  • Les courtiers de données auprès desquels nous achetons des données démographiques pour compléter les données que nous collectons;
  • Les réseaux sociaux lorsque vous accordez l'autorisation à un produit Xerox d'accéder à vos données sur un ou plusieurs réseaux;
  • Entités désignées au sein de votre entreprise (par exemple, un membre de votre service informatique) dans le cadre de la prestation de services;
  • Partenaires avec lesquels nous offrons des services de marque ou participons à des activités de marketing conjointes. Si vous achetez des services Xerox ou des produits d'un partenaire Xerox, nous pouvons recevoir certaines informations concernant votre achat de la part de ce partenaire;
  • Agences de prévention de la fraude ou agences d'évaluation du crédit dans le cadre des déterminations de crédit; et
  • Sources publiquement disponibles telles que les bases de données publiques ouvertes ou d'autres données du domaine public.

Comment nous utilisons les données personnelles

Nous collectons et traitons les données personnelles avec votre consentement, tel que requis par la loi, ou si nécessaire pour répondre aux intérêts légitimes de Xerox, y compris : (i) vous offrir des produits et services; (ii) gérer, administrer et exploiter notre entreprise; (iii) respecter nos obligations contractuelles et légales; (iv) effectuer du marketing direct; (v) prévenir la fraude; et (vi) protéger la sécurité de nos systèmes et nos clients.

Les données personnelles soumises à titre professionnel peuvent être fusionnées avec les annuaires de bases de données d'entreprise disponibles. Xerox utilise des données personnelles pour:

  • répondre à vos questions et communiquer avec vous;
  • fournir un soutien client;
  • partager des actualités, des mises à jour ou des conseils utiles sur les produits et services Xerox;
  • permettre les achats en ligne;
  • vous informer des promotions spéciales et autres publicités;
  • vous permettre de vous inscrire à des services en ligne;
  • créer des partenariats revendeurs;
  • recevoir et évaluer les demandes d'emploi;
  • personnaliser, analyser et améliorer nos produits, services, technologies, communications et relations avec vous;
  • offrir des produits et services que vous avez demandés;
  • vous informer des questions administratives relatives à vos produits ou services Xerox; et
  • en cas de fusion ou d'acquisition de Xerox ou d'une partie importante de ses actifs, de divulgation ou de transfert de données personnelles à la partie survivante ou acquérante, respectivement.

Comment nous partageons les données personnelles

Nous partageons vos données personnelles si nécessaire pour effectuer une transaction ou fournir un produit ou un service que vous avez demandé ou autorisé. Par exemple, lorsque vous fournissez des données de paiement pour effectuer un achat, nous partageons vos données de paiement avec des banques et autres entités qui traitent des transactions de paiement ou fournissent d'autres services financiers, ainsi que pour prévenir la fraude et réduire le risque de crédit.

Nous partageons des données personnelles entre les filiales de Xerox pour gérer efficacement le fonctionnement de notre entreprise. Nous partageons également des données personnelles avec des fournisseurs ou des agents travaillant pour notre compte aux fins décrites dans cette déclaration ou dans nos contrats avec vous. Par exemple, les entreprises que nous avons embauchées pour fournir un soutien au service à la clientèle ou aider à la maintenance et à l'entretien des produits par le biais de nos systèmes et services peuvent avoir besoin d'accéder à des données personnelles pour fournir ces fonctions. Dans de tels cas, ces sociétés sont tenues par contrat de respecter nos exigences en matière de confidentialité et de sécurité des données et ne sont pas autorisés à utiliser les données personnelles qu'ils reçoivent de notre part à d'autres fins. Nous pouvons également divulguer des données personnelles dans le cadre d'une transaction d'entreprise telle qu'une fusion ou une vente d'actifs.

Enfin, nous transférerons ou divulguerons des données personnelles lorsque nous croyons de bonne foi que cela est nécessaire pour:

  • se conformer à la loi applicable ou répondre à un processus légal valide, y compris de la part des forces de l'ordre ou d'autres agences gouvernementales;
  • protéger nos clients, par exemple pour empêcher les tentatives de frauder les utilisateurs de nos produits, ou pour aider à prévenir les pertes en vies humaines ou les blessures graves de quiconque; ou
  • opérer et maintenir la sécurité de nos produits, y compris pour empêcher ou arrêter une attaque sur nos systèmes ou réseaux informatiques.

Où nous traitons et stockons des données personnelles

Les données personnelles collectées par Xerox peuvent être transférées, stockées et traitées dans votre région, aux États-Unis ou dans tout autre pays dans lequel Xerox ou ses filiales, sociétés affiliées, sous-traitants, agents ou partenaires ont des installations. Nos filiales, sociétés affiliées, sous-traitants, agents et partenaires sont tenus par contrat de protéger les données personnelles qu'ils nous communiquent et il leur est interdit d'utiliser les données personnelles à d'autres fins que d'exécuter les services conformément aux instructions de Xerox. Nous prenons également des mesures pour fournir une protection adéquate pour tout transfert de vos données personnelles conformément à la loi applicable.

Nos directives de confidentialité sont communiquées aux employés de Xerox sur une base annuelle dans le cadre de notre programme de formation obligatoire. Nous prenons des mesures pour nous assurer que les données que nous collectons dans le cadre de cette déclaration de confidentialité sont traitées conformément aux dispositions de cette déclaration et aux exigences de la loi applicable partout où les données sont localisées. Parfois, nous transférons des données personnelles de l'Espace économique européen et de la Suisse vers d'autres pays. Lorsque nous le faisons, nous utilisons divers mécanismes juridiques, y compris des contrats, pour garantir que tous les droits et protections requis s'appliquent à vos données.

Période de conservation des données

Xerox conserve les données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour fournir les produits et répondre aux services et transactions que vous avez demandés ou à d'autres fins essentielles telles que le respect de nos obligations légales, la résolution des litiges et l'application de nos accords. Les périodes de rétention réelles peuvent varier. Les critères utilisés pour déterminer les périodes de conservation comprennent : (i) combien de temps les données personnelles sont nécessaires pour fournir nos produits ou exploiter notre entreprise; (ii) si les données personnelles sont sensibles; et (iii) si Xerox est soumise à une obligation légale, contractuelle ou similaire de conserver les données.

Vos droits en matière de données personnelles

Vous avez des choix sur les données que nous collectons. Lorsque vous êtes invité à fournir des données personnelles, vous pouvez refuser. Toutefois, si vous choisissez de ne pas fournir les données nécessaires pour fournir un produit ou une fonctionnalité, vous ne pourrez peut-être pas utiliser ce produit ou cette fonctionnalité.

  • Si le traitement des données personnelles est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment pour un traitement ultérieur;
  • Le cas échéant, vous avez le droit de demander de nous, (i) l'accès et la réception des données personnelles, (ii) le transfert des données à caractère personnel, et (iii) la rectification ou la suppression de vos données personnelles;
  • Vous pouvez également avoir un droit d'opposition ou de restriction sur le traitement de vos données personnelles;
  • Vous avez le droit de vous opposer au marketing direct; et
  • Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d'un organisme de réglementation ou de protection des données.

Vous pouvez contacter Xerox pour vérifier l'exactitude de vos données personnelles ou pour demander que vos informations soient mises à jour ou supprimées en écrivant à ethics@xerox.com. Veuillez indiquer « Accès » dans la ligne d'objet et faites-nous savoir les détails de votre demande dans le corps du message. Vous pouvez également communiquer avec nous à la Ligne d'aide en matière d'éthique de Xerox, au 1 866 XRX-0001. Xerox se réserve le droit de confirmer votre identité et de modifier la portée et le nombre de demandes. Dans certains cas, votre demande peut être refusée sur la base d'une exception légitime ou lorsque nous sommes juridiquement empêchés d'honorer une telle demande.

Enfants

Xerox ne dirige aucune partie de son site Web vers des enfants de moins de 13 ans (ou l'âge défini par la législation locale s'il est supérieur) et ne recueille pas sciemment des données personnelles d'enfants ou ne cible pas son site ou ses produits aux enfants.

Sécurité des données personnelles

Xerox s'engage à protéger la sécurité de vos données personnelles et à en assurer le contrôle strict. Nous utilisons des procédures physiques, techniques et administratives raisonnables et appropriées pour protéger les informations personnelles que nous collectons et traitons. Seul le personnel autorisé de Xerox et ceux de nos filiales, sociétés affiliées, agents et partenaires sont autorisés à traiter les informations soumises à Xerox.

Les sites Web Xerox stockent des données personnelles dans des environnements protégés par mot de passe sur des serveurs soumis aux politiques, normes et procédures de sécurité informatique de Xerox. Nous utilisons diverses technologies et procédures de sécurité pour protéger vos données personnelles contre l'accès, l'utilisation ou la divulgation non autorisés. Par exemple, nous stockons les données personnelles que vous fournissez sur les systèmes informatiques qui ont un accès limité et sont dans des installations contrôlées. Lorsque nous transmettons des données personnelles sensibles telles qu'un mot de passe sur Internet, nous le protégeons en utilisant le cryptage.

Pour vous assurer que vous pouvez acheter en toute confiance à partir des sites Web de Xerox, Xerox protège les informations de carte de crédit soumises en ligne à l'aide de la technologie de cryptage standard ou d'une segmentation en unités.

Nos agents et partenaires protègent les données personnelles

Lorsque vous fournissez des données personnelles à Xerox, il peut être nécessaire de transférer des données personnelles à nos filiales, sociétés affiliées, agents ou partenaires, qui ensuite remplissent les commandes ou fournissent les services. Xerox exige que ses filiales, ses sociétés affiliées, ses agents et ses partenaires traitent ses données personnelles dans le même souci de confidentialité que Xerox.

Choix de témoins, pixels espions et confidentialité

Qu'est-ce qu'un témoin?

Les témoins sont de petits fichiers texte placés sur votre ordinateur ou appareil mobile par les sites Web que vous visitez. Ils sont largement utilisés afin de rendre les sites Web efficaces, ainsi que pour fournir des informations aux propriétaires du site. Les témoins sont utiles car ils permettent à un site Web de reconnaître votre appareil, vous permettant de naviguer entre les pages de manière efficace, de se souvenir de vos préférences et, en général, d'améliorer votre expérience.

Comment Xerox utilise-t-elle les témoins?

Xerox utilise des témoins pour reconnaître les visites répétées sur nos sites Web et pour faciliter la navigation sur le Web et les achats en ligne. Les témoins stockent votre pays et votre langue, ainsi qu'un identifiant de session aléatoire attribué. Dans certains cas, les témoins stockent le nom et l'adresse afin que vous n'ayez pas à ressaisir ces informations dans divers formulaires.

Les informations des témoins collectées par Xerox nous aident à suivre le nombre de visiteurs de nos sites Web au fil du temps et à déterminer s'il s'agit de visites nouvelles ou répétées.

Xerox travaille également avec des partenaires publicitaires tiers qui utilisent des témoins pour diffuser des publicités Xerox sur d'autres sites Web et mesurer la performance de nos campagnes publicitaires. Par exemple, nous utilisons Google Analytics pour suivre l'utilisation et l'activité du site Web. En savoir plus sur la façon dont Google Analytics utilise vos informations ici.

Qu'est-ce qu'un pixel espion?

Un pixel espion est une image électronique qui peut être utilisée pour reconnaître un témoin sur votre ordinateur ou un autre périphérique lorsque vous affichez une page Web ou un courriel.

Comment Xerox utilise-t-elle les pixels espions?

Xerox et ses partenaires publicitaires tiers peuvent utiliser des pixels espions sur nos sites Web, dans nos courriels et dans nos publicités sur d'autres sites Web pour mesurer l'efficacité de nos sites Web et de nos publicités. Par exemple, les pixels espions peuvent compter le nombre de personnes qui visitent nos sites Web à partir d'une publicité particulière ou le nombre de personnes qui ouvrent ou agissent sur un message électronique.

Puis-je bloquer les témoins et les pixels espions?

Oui, la possibilité d'activer, de désactiver ou de supprimer les témoins peut être contrôlée au moyen de votre navigateur. Consultez le menu « Aide » de votre navigateur pour plus de détails. Si vous bloquez l'utilisation de témoins, vous ne pourrez pas utiliser certaines des fonctionnalités des sites Web de Xerox, notamment le panier et les services de gestion de compte en ligne. Vous pouvez rendre certains pixels espions inutilisables en désactivant les témoins.

Liens vers des sites Web autres que Xerox.

D'autres sites Web accessibles par le biais de notre site Web, tels que les boutons de médias sociaux ou d'autres liens, peuvent collecter certaines informations à votre sujet grâce à l'utilisation de témoins, de pixels espions et d'autres fonctionnalités. Nous n'avons pas accès ou contrôle sur les témoins ou autres fonctionnalités que ces sites tiers peuvent utiliser, et les pratiques d'information de ces sites tiers ne sont pas couvertes par cette déclaration de confidentialité. Veuillez consulter les avis de confidentialité et les paramètres des réseaux sociaux que vous utilisez pour comprendre leurs pratiques.

Choix de confidentialité : Comment Xerox utilise-t-elle la publicité ciblée par centres d'intérêt?

Les sites Web coopèrent avec les annonceurs en ligne pour collecter des informations sur les visiteurs afin de présenter des annonces plus utiles et pertinentes. Ceci est connu comme la publicité ciblée par centres d'intérêt ou la publicité comportementale en ligne. Xerox et ses partenaires publicitaires tiers peuvent utiliser des témoins et des pixels espions pour diffuser des publicités ciblées par centres d'intérêt et ciblées sur nos clients et clients potentiels. Lors de la diffusion de publicités ciblées par centres d'intérêt, Xerox adhère au programme d'autorégulation pour la publicité comportementale en ligne.

Quelles informations les sites Web Xerox collectent-ils pour la publicité ciblée par centres d'intérêt?

Xerox et ses partenaires publicitaires tiers peuvent utiliser des témoins ou des pixels espions pour collecter des informations aux fins de publicité ciblée par centres d'intérêt en fonction de vos visites sur Xerox.com et d'autres sites Web. Ces témoins identifient les pages que vous consultez, les liens et annonces sur lesquels vous cliquez, les autres actions que vous effectuez sur ces sites Web et le site Web référent. De même, les annonceurs en ligne utilisent des témoins pour vous envoyer des publicités pour des sociétés autres que Xerox, en fonction de vos visites sur Xerox.com et d'autres sites Web.

Puis-je contrôler la publicité ciblée par centres d'intérêt que les sites Web de Xerox collectent à mon sujet?

Oui, Xerox offre un outil permettant de refuser la collecte de données par les entreprises adhérant au Programme d'autorégulation pour la publicité comportementale en ligne.

Préférences de communication

Xerox peut vous envoyer des courriels commerciaux faisant la promotion de nos produits et services. Vous pouvez également vous abonner à diverses communications sur des produits et des services spécifiques sur nos sites Web. Si vous recevez des courriels commerciaux de Xerox et que vous souhaitez mettre fin à ces envois, vous pouvez vous désabonner à www.xerox.com/unsubscribe ou par le biais d'une « option de retrait » fournie dans la communication. Vous pouvez également envoyer une demande de désabonnement à:

Marketing Privacy Preferences

Xerox Corporation

Marketing Manager

27063 SW Canyon Creek Road,

Building 63 MS 7063-630,

Wilsonville, OR 97070

Cette option de désabonnement ne s'applique pas aux communications principalement aux fins d'administration de la commande, de contrats, de soutien, d'avertissements de sécurité, de mises à jour logicielles ou d'autres avis administratifs et transactionnels dont le but principal n'est pas promotionnel.

Contacter Xerox

Xerox s'engage à résoudre les plaintes concernant votre vie privée et notre collecte ou utilisation de vos données personnelles. Les demandes de renseignements ou les préoccupations concernant la présente déclaration de confidentialité et vos droits en vertu des lois sur la protection de la vie privée peuvent être adressées au bureau d'éthique et de conformité de Xerox.

Pour signaler vos demandes de renseignements ou vos préoccupations au Bureau d'éthique et de conformité, veuillez communiquer avec la Ligne d'aide en matière d'éthique de Xerox. La Ligne d'aide en matière d'éthique de Xerox est confidentielle et anonyme, si vous le désirez, et est disponible en ligne et par le biais du numéro sans frais indiqué ci-dessous.

Vous pouvez également nous contacter par courrier postal à:

Xerox Corporation

Xerox Business Ethics and Compliance Office

201 Merritt 7

Norwalk, CT 06851-1056

USA

 

Xerox Limited est notre représentant pour l'Espace économique européen et la Suisse:

Xerox Limited, Riverview, Oxford Road, Uxbridge, UB8 1HS, Royaume-Uni

La filiale Xerox dans votre pays ou région peut être trouvée ici.

 

Si vous avez des questions sur les produits ou services Xerox, appelez-nous sans frais au 1 800 ASK-XEROX ou au 1 800 275-9376. Plus d'informations sur les contacts sont disponibles sur www.xerox.com si vous avez des questions sur le soutien, les ventes, l'information d'entreprise, les bourses, la recherche et l'innovation ou les services.

Mises à jour des déclarations

Xerox se réserve le droit de faire des changements à cette déclaration. Si nous apportons des modifications, nous réviserons cette déclaration de confidentialité afin de refléter ces changements et réviserons la date d'entrée en vigueur de la déclaratio.

Date de prise d’effet de la déclaration: 1er mai 2018.

Qu'est-ce qui a été révisé dans cette mise à jour?

Cette déclaration de confidentialité a été mise à jour pour refléter les modifications apportées à la réglementation européenne en matière de protection des données.