Identifier et maîtriser les processus complexes, une des clés d’une entreprise saine.

Par Mark Boyt, directeur mondial, Marketing - Solutions, Xerox Corporation

L'ère du travail intelligent exige que nous en fassions tous davantage, collaborions davantage et accomplissions davantage, tout en travaillant plus vite, plus efficacement et plus rapidement.

Quel que soit votre secteur d'activité ou la taille de votre entreprise, votre productivité et votre capacité à rester efficaces et compétitifs dépendent du contrôle que vous avez sur vos processus.

Mais la vérité est que la plupart des processus d’affaires sont discontinus, lents et difficiles.

Sans surprise, on me demande souvent de nommer les cinq applis de flux de travail critiques dont toutes les entreprises ont besoin pour simpifier leurs processus et économiser temps et argent.

Malheureusement, il n’y a pas de réponse claire. Une solution unique n'existe pas. Chaque entreprise est différente.

L’essentiel est de comprendre vos processus complexes, essentiels à votre entreprise et comment les faire fonctionner à votre avantage.

Identifier le problème

Ensemble, si nous pouvons identifier les goulots d'étranglement qui vous ralentissent, vous serez sur la bonne voie pour améliorer considérablement vos performances et votre productivité et atteindre vos objectifs.

Le papier est souvent la raison pour laquelle un processus est inefficace. La transformation de processus d’affaires manuels, basés sur le papier, en processus numériques ou automatisés peut avoir un impact positif à bien des égards.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de la façon dont nous travaillons avec nos clients pour identifier minutieusement toutes les étapes des flux de travail de leurs processus complexes, à l'aide de notre puissant outil de cartographie des flux de travail, afin de les transformer en étapes plus simples, grâce aux applis de flux de travail appropriées.

1. Éliminer les problèmes de facturation

Pour l'entreprise nordique Xllnc Nordic NB, la facturation était un processus manuel et fastidieux dans lequel les employés numérisaient facture après facture pendant des heures.

Avec Automatisation des factures ConnectKey® de Xerox®®, les employés numérisent maintenant par lots un groupe de factures, qu’il s’agisse d’une seule ou de 100, en une seule opération. Les données clés sont extraites et automatiquement transférées dans le système ERP.

« L'ensemble du processus de facturation est passé de 40 heures par mois à 10 heures », affirme Urban Odelind, directeur financier chez Xllnc Nordic NB,. « Nous économisons beaucoup de temps et bien sûr de l’argent. Et nous pouvons nous concentrer sur notre activité de base. »

2. Automatiser la logistique de distribution

Morrell Group, fournisseur d'automatisation industrielle de classe mondiale, utilisait un processus de commande manuelle fastidieux, sujet aux erreurs et coûteux.

« Les employés de l'entrepôt devaient se fier à des feuilles de papier imprimées multicolores avec des notes manuscrites pour sélectionner et entrer les articles dans le système et les suivre jusqu'à la sortie de l’entrepôt. », explique Dave Hajciar, directeur des opérations.

Désormais, ils utilisent une tablette avec une appli connectée à une imprimante AltaLink® de Xerox® pour la sélection et l'emballage automatisés, ne laissant aucune marge d'erreur et ouvrant la porte à une économie pouvant atteindre 25 %.

3. Accélérer le processus du courrier recommandé

En Italie, les entreprises font largement appel au courrier recommandé des services postaux nationaux.

« Pour répondre à la forte demande, les employés devaient souvent sortir du bureau, ce qui provoquait des retards et de la frustration », explique Giuseppe Maselli, responsable des solutions VAS à AGS, une entreprise de technologie italienne.

Nous les avons aidés à créer une plateforme Web leur permettant d’envoyer le courrier recommandé par voie électronique et d’accélérer le processus.

Les documents sont numérisés à l’imprimante, puis envoyés par courrier électronique à un poste d’impression et de mise en enveloppe exploité par Poste Italiane, où ils sont expédiés de manière traditionnelle.

Cette synergie entre l'informatique, la mise en œuvre et l'intelligence artificielle signifie qu'il n'y a plus de déplacements, de livraisons manquées ou de retards, ni de coûts supplémentaires.

4. Faciliter la traduction — En tout temps, tous les jours

Austin Frasier est une agence mondiale de recrutement de spécialistes basée au Royaume-Uni et disposant de bureaux en Allemagne et aux États-Unis. Négocier les modalités d’affaires avec leurs clients impliquait de traiter avec des entreprises de plusieurs pays et avec différents types de documents.

« Il fallait beaucoup d'impression, de révision, d'édition, de numérisation, puis de renvoi au client », déclare Mitchell Bailey, directeur des services informatiques. « Avec l'appli Easy Translator de Xerox®, tout est fait à l'imprimante.

Les employés sélectionnent simplement l'appli, choisissent la langue d'entrée et de sortie, puis choisissent d'imprimer ou d'envoyer par courriel. En matière de productivité, cela a permis d’économiser beaucoup de temps : ce qui prenait 4 ou 5 jours peut maintenant être fait en quelques minutes et à n’importe quel moment de la journée.

Quels processus d’affaires devez-vous simplifier?

Trouver de nouvelles façons d'automatiser et de simplifier les processus d’affaires quotidiens permet d'économiser temps et argent.

Que vous ayez 10 ou 10 000 employés, si nous pouvons identifier ensemble les goulots d'étranglement qui ralentissent votre activité, vous serez sur la bonne voie pour simplifier les processus d’affaires et atteindre vos objectifs.

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