Simplification du flux de travail

Comment un fabricant passe moins de temps à gérer des documents et plus de temps à gérer l’entreprise

Clocks

Défi

Un fabricant de taille moyenne avait de la difficulté à gérer les documents papier. Carole, la directrice du service de la gestion des dossiers, passait des heures à essayer de localiser de documents papier perdus ou mal classés, exigeant souvent des déplacements qui prenaient beaucoup de temps vers une installation de stockage hors site. De plus, il n’y avait aucun plan de reprise après sinistre officiel.

MFP and smartphone

Solution

À l’aide d’un logiciel de gestion de documents, l’entreprise a numérisé ses dossiers à l’aide d’une imprimante multifonction optimisée par ConnectKey® de Xerox®. Les employés ont désormais un accès immédiat et sécuritaire aux documents numériques à l’aide de leurs identifiants. De nombreux utilisateurs ont maintenant accès simultanément au même document mis à jour, simplifiant le flux de travail. Les dossiers sont maintenant reproduits dans le nuage en cas de reprise après sinistre, offrant 99% de disponibilité et un accès partout dans le monde.

En pleine action

1. Ce qui se fait de mieux en matière de simplicité

Carole place les dossiers papier dans le chargeur de documents de l’imprimante multifonction Xerox® et touche l’icône de numérisation IMS sur l’écran tactile.

2. Intuitive de nature

Elle sélectionne ses options de numérisation, répond aux deux questions du menu déroulant, entre un numéro unique de fichier et touche le bouton « Marche » pour numériser les documents.

À l’aide d’un logiciel de gestion de documents, l’entreprise a numérisé ses dossiers

3. Axée sur les solutions

Grâce à tous les dossiers numérisés, Carole et ses collègues peuvent désormais avoir accès à tous les documents à partir de leur ordinateur ou d’un appareil portatif.

4. Facilement accessible

Les employés peuvent facilement localiser et imprimer des documents à partir de tout appareil optimisé par la technologie ConnectKey® de Xerox® (avec leur appli d’impression à partir de l’IMS installé). Ils sélectionnent simplement le bouton « Imprimer à partir d’IMS » sur l’interface à écran tactile, répondent aux questions de recherche pour le document désiré et touchent « Imprimer ».

La technologie ConnectKey en pleine action

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