Des écoles choisissent l’écoresponsabilité avec Xerox® DocuShare®
Lorsque le Niagara Catholic School Board s'est rendu compte que ses processus à forte consommation de papier rendaient son travail plus difficile et l'empêchaient d'atteindre ses objectifs de développement durable, il a choisi Xerox® DocuShare® pour renforcer son efficacité et devenir plus éco-responsable.
Grâce à Xerox® DocuShare®, le Niagara Catholic School Board peut atteindre le même niveau élevé de durabilité qu'il souhaite enseigner à ses élèves.
« Vu ce que nous avons réalisé, pas une seule personne dans notre département ne voudrait revenir au papier. »
Le Défi
Le Niagara Catholic School District Board (NCSDB) supervise 53 écoles élémentaires, huit écoles secondaires, six sites d'éducation pour adultes et un bureau central. Le NCSDB est membre de l'initiative canadienne EcoSchools, un projet qui vise à enseigner aux élèves les principes de l’écoresponsabilité. Pour soutenir cette initiative, le Conseil NCSDB a examiné les pratiques du District afin d’identifier des solutions pour réduire son impact sur l'environnement. Le Conseil a rapidement compris que ses processus papier n'entravaient pas seulement sa productivité, mais qu'ils l'empêchaient aussi d'atteindre ses objectifs de développement durable.
Conformément à la législation, le District scolaire doit conserver les dossiers des élèves pendant 55 ans, ce qui représente un volume de papier important. Le District a constaté qu’il n’avait pas assez d’espace disponible pour stocker tous ses documents, qui continuent de s'empiler chaque jour. En outre, le papier apporte d'autres inconvénients. Par exemple, de nombreux formulaires nécessaires à l’administration exigent plusieurs autorisations. Les services de messagerie devaient donc parcourir le District pour collecter et livrer quotidiennement les formulaires, ce qui générait des coûts élevés et une forte empreinte carbone. En plus de son impact sur l’environnement, ce processus entraînait souvent des pertes de données et des retards dans les autorisations.
La Solution
Le Conseil NCSDB était prêt à mettre en œuvre une solution écoresponsable. Les scanners Visioneer ont permis de convertir un grand nombre de documents papier en fichiers électroniques. Grâce à la plateforme Xerox® DocuShare®, ces fichiers numériques sont maintenant protégés dans un référentiel électronique. L'application SmartFindExpress d'eSchool Solutions, qui traite les demandes de suppléance, a été intégrée à DocuShare et au logiciel Webernetic @Work pour assurer les processus de l’administration scolaire du District. Grâce à ces systèmes combinés, le District a pu automatiser les autorisations de congés, la planification des suppléants, la documentation RH et les étapes de la paie, sans papier ni perte de temps. Par exemple, le traitement d'une demande de congé d'un enseignant nécessitait auparavant trois feuilles de papier et une longue procédure d'autorisation. Tout ce travail réalisé en ligne prend moins d’une minute. Et l’autorisation complète est disponible en quelques minutes.
Le projet a démarré au sein du département des RH du District, puis s’est étendu à toutes les écoles. Désormais accessible à plus de 30 000 utilisateurs, incluant les élèves, les parents et les enseignants, le système réduit le nombre de documents imprimés et postés.
En outre, les administrateurs scolaires ne perdent plus de temps et de carburant pour collecter des documents et des signatures.
Les Résultats
Grâce au référentiel électronique, le NCSDB a pu atteindre ses objectifs de développement durable. Il a non seulement réduit considérablement la consommation de papier du District, mais il bénéficie aussi de nouvelles efficacités, avec des réductions de coûts. Par exemple, le District peut désormais publier son bulletin mensuel en ligne, au lieu de l'imprimer et de l'envoyer par la poste. Il sauve ainsi de nombreux arbres tout en économisant 38 000 dollars par an en frais d'impression et d'affranchissement. En outre, le Conseil a pu se dispenser des services de messagerie, nécessaires au transport des copies papier entre les différents sites, réduisant ainsi les frais de transport, l’impact sur les routes locales, la consommation de carburant. Ce qui n’est pas sans avantages directs pour son budget.
Ensuite, après la numérisation de quelque 800 000 documents du département des RH du District, le NCSDB n'est plus confronté à un manque d'espace de stockage. Près de 8 000 vieux classeurs suspendus, qui servaient à stocker des documents papier, ont été donnés aux écoles primaires du District. « Maintenant, elles peuvent utiliser leur argent à des besoins plus critiques que la papeterie », explique M. Pasto.
« Nous avons pu aussi donner les classeurs usagés aux écoles dont les parents n'avaient pas les moyens d’en acheter. D'autres classeurs ont été expédiés dans des pays du tiers-monde. Le recyclage est pour nous une priorité » ajoute M. Pasto.
Le Défi
Les processus à forte intensité de papier entravaient la productivité et les objectifs de développement durable.
L'espace de stockage n’était pas compatible avec l'obligation de conserver les dossiers scolaires pendant 55 ans.
Des procédures d'autorisation exigeaient des collectes et des livraisons quotidiennes de formulaires, soutenus par des services de messagerie.
La Solution
Intégration avec eSchool Solutions SmartFind Express®, une solution de recherche de talents
Les Résultats
800 000 documents numérisés
Le référentiel électronique permet à plus de 30 000 élèves, parents et enseignants d'accéder facilement aux documents.
38 000 $ d'économies par an sur les coûts d'impression et d'affranchissement pour la seule lettre d'information mensuelle
Accélération des processus d'autorisation, et délais d'exécution réduit à quelques secondes et minutes au lieu de plusieurs jours et semaines.
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