La stratégie de gestion des fichiers du cabinet réduit les coûts, augmente les revenus et améliore le service client
La solution de gestion de contenu Xerox® DocuShare® fluidifie l'accès aux documents, facilitant leur recherche et la collaboration.
« Chaque affaire confiée à notre cabinet implique un nombre important de documents complexes. Avec les résumés, les requêtes, les documents connexes, toutes les affaires impliquent un important volume de documents. »
À propos du client
Un petit cabinet d'avocats de l'ouest de l'État de New York s'est spécialisé dans le droit des affaires et la fiscalité, deux domaines caractérisés par d'importants besoins de gestion documentaire. Réputé pour la qualité de ses services dans un environnement commercial complexe, ce cabinet s'investit constamment pour améliorer son efficacité et sa productivité, en particulier lorsqu'il s'agit de gestion documentaire et d'optimiser la collaboration avec les clients.
Entre les résumés, les requêtes, les documents justificatifs et les autres dossiers, chaque affaire génère des documents totalisant des milliers de pages. Même si ce cabinet a déjà terminé sa transformation digitale, la gestion d'un tel contenu pose de nouveaux défis. Elle exige un système capable de gérer l'ensemble des documents qui doivent être stockés, classés, organisés et consultés régulièrement. Le cabinet recherchait donc une solution facile à utiliser et suffisamment robuste pour stocker des milliers de pages.
Le personnel souhaitait une solution sophistiquée capable d'alerter automatiquement des personnes spécifiques pour faciliter l'intégration de nouveaux documents, et autoriser des accès instantanés multi-collaborateurs permettant de travailler sur des contenus partagés en temps réel. Une fonctionnalité d'accès à des aperçus complets des documents sans avoir besoin de les ouvrir un à un faisait aussi partie des principaux besoins évoqués.
« Toutes les autres solutions que nous avons évaluées étaient soit trop simplistes, soit beaucoup trop compliquées et coûteuses pour une entreprise de notre taille », explique le responsable informatique de l'entreprise.
C'est pourquoi le cabinet a choisi la plateforme de gestion de contenu Xerox® DocuShare®, un logiciel de partage de contenu basé sur le Web.
Le défi
Maîtriser la gestion des documents
Spécialisé dans le droit des affaires et la fiscalité, ce petit cabinet d'avocats a besoin de partager et de collaborer facilement sur la base des nombreux documents clients qu'il doit conserver. Chaque affaire génère un ensemble de résumés, de requêtes, de correspondances et de documents connexes qui doivent être classés, organisés, mis à jour et consultés facilement.
Depuis la conversion de ses documents papier en fichiers numériques, cette petite équipe était confronté à des tâches chronophages dûes à la maintenance et la gestion des accès à ces fichiers numériques. Elle souhaitait éliminer les points de friction qui entravaient sa capacité de collaboration avec ses clients afin de continuer à assurer son haut niveau de service habituel.
Le cabinet a commencé à évaluer des systèmes de gestion documentaire adaptés à ses exigences de contrôle et d'amélioration de la productivité du personnel. En tant que petite entreprise, la solution recherchée devait répondre à des besoins spécifiques pour un prix abordable.
Les principaux critères de sélection étaient basés sur la compatibilité avec un système de fichiers traditionnel et la facilité de partage de documents entre plusieurs utilisateurs.
La solution
Une gestion de fichiers simple et abordable
Xerox® DocuShare® combine la puissance et la sophistication dont l'entreprise a besoin, tout en étant extrêmement facile à appréhender et utiliser. La solution stocke et gère les fichiers au sein d'un système organisationnel classique basé sur des dossiers. La mise en œuvre de la solution est tout aussi conviviale.
Après le téléchargement de la version d'essai, DocuShare a permis de gérer le contenu documentaire du cabinet en moins d'une heure. « C'est l'un des programmes les plus simples avec lesquels j'ai jamais travaillé », a déclaré le responsable informatique. « Même sans connaître tous les détails, vous êtes opérationnel en quelques minutes ».
Puissante solution conçue pour la recherche juridique, DocuShare offre des niveaux supérieurs de collaboration, d'accessibilité et de transparence, avec un accès et une extraction rapides des informations dans les fichiers de recherche et les documents, à tout moment et en tout lieu.
Les résultats
Un meilleur service client à moindre coût
Le cabinet a constaté les avantages immédiatement après la mise en œuvre de DocuShare : celui-ci a été opérationnel et a permis d'amélioré l'organisation et l'accès au contenu du cabinet en l'espace de quelques heures. Les avantages :
Des temps de réponse beaucoup plus courts avec une amélioration de la satisfaction client
Un accès facile aux dossiers de recherche et aux documents d'affaires grâce à de puissants outils de recherche et de balisage, avec une nette amélioration de l'expérience et de l'efficacité
Les avocats accèdent à tous les documents numériques et ajoutent des informations au cas par cas, développant de nouveaux arguments basés sur des recherches antérieures
La transparence de DocuShare assure une extrême facilité de consultation et d'exploitation des informations depuis tous types de documents, à tout moment et en tout lieu, pour assurer une collaboration en temps réel
Efficacité nettement améliorée (et plus d'heures facturables)
Réduction des ressources administratives nécessaires
Réduction des coûts papier et impression
« C'est l'une des solutions les plus simples avec lesquelles j'ai jamais travaillé. »
Avec Xerox® DocuShare®, les avocats du cabinet ont accès aux documents dont ils ont besoin 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Et la recherche juridique est nettement plus simple. Grâce à la rapidité et la facilité de collaboration, il peuvent aider les clients beaucoup plus rapidement.
Le défi
La gestion des documents papier était inefficace et prenait beaucoup de temps
Les processus papier étaient devenus des obstacles à une collaboration productive
Des accès immédiats aux données des clients étaient indispensables
La solution
Logiciel client DocuShare
Les résultats
Moins de ressources administratives nécessaires
Accéder rapidement et facilement aux dossiers de recherche et aux documents liés aux affaires
Collaborer en temps réel grâce à des outils de visualisation de documents intuitifs
Gagner du temps, réduire les coûts et améliorer l'efficacité
Xerox® DocuShare®
La façon la plus facile d’accéder, de partager et de collaborer, sur place et dans le cloud.
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