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Xerox® DocuShare® 8.0 Release Notes

What’s New

AI Content Assistant Search for Contextual Search Capability

DocuShare now features Semantic Search, enabling users to find content based on meaning and context rather than exact keywords. This enhancement significantly improves search accuracy and efficiency across documents and data. We call this powerful new capability ‘Content Assistant for Search’.

Users can now ask complex, natural language questions across multiple documents they have access to in DocuShare.

Example Content Assistant Searches include:

  • “Which contracts from HealthCare providers have unlimited liability?”

  • “Which publishing contracts grant digital or audio rights?”

  • “Which contracts grant rights to publish in Spanish?”

  • “Which contracts before January 1, 2000, grant digital rights?”

Key Features:

  • Contextual Q&A: Ask follow-up questions with retained context.

  • Filtered Results: Only documents that the user has access to are searched.

  • Relevance-First: Results are ranked by relevance; irrelevant documents are excluded.

  • Date Filtering: Use natural language date filters like “before January 1, 2000.”

  • Fast Responses: Answers returned in seconds.

  • Document Traceability: View which documents were used to generate the answer.

NOTE: This feature requires a Content Assistant license to be purchased and configured, as well as enough Content Assistant Normalized Page Packs to cover expected usage. Additionally, it can only be configured for systems that use PostgreSQL as their database and requires a manual install procedure to deploy the necessary pgVector component.

This feature requires a minimum of 16GB of memory present on the system hosting the pgVector extension.

AI Content Assistant Summarization

Users can now instantly generate concise, AI-powered summaries of lengthy documents directly within DocuShare. These summaries are automatically saved to the document’s summary field, making them easy to reference and ideal for downstream use.

Key Features:

  • Smart Summarization: Extracts only the most important information from lengthy documents using advanced AI models.

  • Multi-language Summarization Output: Choose the number of sentences (1–10) and the output language (supports EPFIGS: English, Portuguese, French, Italian, German, Spanish).

  • Flexible Access: Summarization can be triggered:

    • On-demand via the UI (document-by-document)

    • Automatically via content rules

NOTE: This feature requires a Content Assistant license to be purchased and configured, as well as enough Content Assistant Normalized Page Packs to cover expected usage.

AI Content Assistant Data Extraction

Users can now leverage advanced AI to automatically extract structured data from a wide range of document types, eliminating the need for manual data entry. This streamlines workflows and ensures faster, more accurate data capture.

Data can be extracted using Content Rules from:

  • Scanned documents

  • Typed and handwritten text

  • Images and scanned pictures

  • Emails and other digitized sources

Key Features:

  • Automated via Content Rules: Set up rules to trigger extraction workflows without user intervention

  • Fuzzy Matching: Accurately identifies data even when formats or spellings vary.

  • Multilingual Support: Works across EPFIGS languages (English, Portuguese, French, Italian, German, Spanish).

NOTE: This feature requires a Content Assistant license to be purchased and configured, as well as enough Content Assistant Normalized Page Packs to cover expected usage.

Xerox Intelligent Document Platform (IDP) Support

IDP is part of Xerox’s Capture and Content Services, designed to automate and streamline the processing of both physical and digital documents. DocuShare supports content intake from IDP via a new Custom Intake Module (CIM).

Concurrent User Licensing Model Addition

Starting with DocuShare 8.0 and in all future versions, organizations can take advantage of a concurrent user licensing model in addition to the current named user licensing model.

When a system is running under the concurrent user licensing model:

  • Licenses are still by user type (CPX, DS, Read Only) as they are for named users.

  • Any number of users can be registered for each user type.

  • At any given time, up to N users per type (based on your license count for that type) can be logged in concurrently.

    • For example, if you have 6 CPX, 2 DS, and 100 Read Only licenses, those are the maximum concurrent logins allowed for each respective type.

  • Login restrictions are enforced per user type. If the concurrent limit for one type is reached (e.g., DS), users of that type will be prompted to wait. However, users of other types (e.g., Read Only) can still log in if their type-specific limit has not been reached.

PDF Files & Office Documents – View/Edit

The Office Connector viewer is available for viewing and editing Office documents in DocuShare Online installations (formerly known as DocuShare Private Cloud/DSPC). (This capability will be available for DocuShare On-Premises in a future release.) This feature requires administrator configuration before it can be used. Supported document types will have "Open in Office Viewer" or "Edit in Office Viewer" actions to open the document in the Office Connector viewer. For DocuShare Online users with the Prizmdocs add-on enabled, these options will appear alongside the existing Document Viewer options, enhancing the document management experience. Integrating the Office Connector viewer enables seamless and efficient document viewing and editing, allowing users to work with various document types while ensuring compatibility and ease of use.

Supported Document Types by Office Connector:

  • Text Documents: doc, docx, docm, dot, dotm, dotx, epub, fb2, fodt, htm, html, mht, mhtml, odt, ott, rtf, stw, sxw, txt, wps, wpt

  • Spreadsheets: text/csv, fods, ods, ots, sxc, xls, xlsb, xlsm, xlsx, xlt, xltm, xltx

  • Presentations: fodp, odp, otp, pot, ppt, potm, potx, ppsm, ppsx, pptm, pptx, sxi

  • Other Formats: djvu, oxps, pdf

Content Rule Actions: New Functionalities for Smarter Workflows

Users can now choose to select Assign Routing Data and Create Advanced Routing Task as a content rule action.

  • Assign Routing Data: Provides a mechanism to copy information from routing events into the properties of the associated document.

  • Create Advanced Routing Task: Provides a mechanism for creating various types of routing workflows that are typically created manually using routing slips.

NOTE: These actions were previously provided to some customers via a custom package. Content rules created using earlier versions of these actions may not function after an upgrade and must be recreated using the new content rule actions instead.

Auto-Complete Fields: Enhanced Admin Configuration Options

Administrators now have powerful new controls to configure AutoComplete behavior for class fields directly from the Object Properties interface.

Feature Highlights:

  • AutoComplete Toggle: When editing any field in a class, Administrators can now enable or disable AutoComplete functionality.

  • Custom Table Integration: Once AutoComplete is enabled, selecting a custom table from existing system tables becomes mandatory.

  • Column Selection: After choosing a table, Administrators must select one or more columns to define the data source.

  • Label Configuration: Build user-friendly labels by selecting multiple columns and specifying a delimiter to separate them.

  • Where Clause Support: Optionally define a custom WHERE clause to filter the AutoComplete results dynamically.

  • Improved Admin Experience:

    • Streamlined configuration process for dynamic field suggestions

    • Enhanced flexibility and control over how AutoComplete values are sourced and displayed

Routing Task Improvements to Boost Efficiency

The My Tasks list now appears directly on the main page for faster access and a cleaner experience. Instantly see all your pending tasks, sorted by Date (latest first)—so you never miss what’s most urgent. Not the view you want, you can change the list filter to view Tasks assigned to you, Tasks assigned by you, or deleted tasks right from the list. You can change the sort by any of the columns that are presented simply by clicking on any column header. Click to view any task’s details, and you can navigate through all of the tasks, view and update document properties, and approve, reject, or comment on the task from there!

SMTP OAuth 2.0 authentication with Microsoft Office 365 Support

DocuShare now supports SMTP OAuth 2.0 authentication with Microsoft Office 365, enhancing email security and compliance. This update enables organizations to configure DocuShare to send system-generated emails using OAuth-based authentication via Microsoft Entra ID and Exchange Online. This feature is ideal for enterprise environments requiring modern authentication standards and tighter security controls.

Drag and Drop with Folder Hierarchy Enhancements

Users can now drag and drop files while preserving the folder hierarchy, making file organization more intuitive and efficient. Note: Empty folders will not be created. The drag-and-drop functionality with folder hierarchy simplifies file management, saving users time and effort.

Repository Log Files: Enhanced Format Options

Users can now choose to output Repository Log Files in JSON or CSV format, providing flexibility in managing and analyzing their data. The ability to choose between JSON and CSV formats for Repository Log Files allows users to tailor their data output to their specific needs.

DocuShare 7.7 – Notes de mise à jour

Xerox® DocuShare® 7.7

Les nouveautés de ce communiqué

Nouvelles fonctionnalités

  • La prise en charge de SAML pour Connect Key a été ajoutée. Cela permettra à l’appli Connect Key de fonctionner pour les installations DocuShare authentifiées par SAML.

  • Ajout de la consultation et de l’exportation des fichiers journaux à l’interface d’administration. Cela permettra aux utilisateurs ayant accès à l’interface d’administration de se connecter et de :

    • télécharger un ou plusieurs fichiers journaux sur leur machine locale.

    • Sélectionner et consulter le contenu de n’importe quel fichier journal sur l’interface utilisateur.

      • Cette fonction est activée en fonction d’un paramètre du fichier de configuration du serveur. Par défaut, elle est désactivée. Tout utilisateur essayant d’accéder à cette fonctionnalité lorsqu’elle est désactivée devra contacter l’administrateur système pour qu’il l’active.

  • Autoriser la consultation de documents liés à l’élément en cours de consultation. Les administrateurs peuvent configurer cette fonction pour contrôler la manière dont les documents sont liés à d’autres sur la base de leurs valeurs de propriété communes. Tous les documents liés trouvés de cette manière sont répertoriés dans un nouvel onglet dédié dans les propriétés du document en cours.

  • L’action Télécharger au format CSV estdisponible pour les listes de documents et les résultats de recherche. Cette action permet aux utilisateurs de télécharger dans un fichier CSV le contenu de la liste de documents ou du résultat de la recherche. Tous les champs affichés seront inclus.

  • Nouvelles actions de règle de contenu.Les actions de règles de contenu suivantes sont désormais disponibles pour tous les utilisateurs :

    • Ajouter des autorisations d’utilisateur (modèle à 3 autorisations uniquement)

    • Supprimer les autorisations d’utilisateur (modèle à 3 autorisations uniquement)

    • Modifier le nom du fichier

    • Modifier le type d’objet

    • Cloner l’objet

Notes d’installation

Visionneuse de documents

  • Pour la nouvelle installation de la Visionneuse de documents, PrizmDoc 13.x exécute le client et le serveur sur le même boîtier.

  • Pour les mises à jour avec la visionneuse de documents installée, PrizmDoc continue d’exécuter le client sur le serveur DocuShare et PrizmDoc 12.x sur un autre serveur.

  • Pour les mises à jour sans la visionneuse de documents, PrizmDoc 13.x exécute le client et le serveur sur le même boîtier.

Solr

  • Actuellement, nous ne prenons pas en charge l’exécution de plusieurs instances DocuShare sur une seule machine virtuelle avec Solr.

  • Le moteur d’impression Solr démarre automatiquement après l’installation de DocuShare 7.7 (sur Linux et Windows). Toutefois, si la machine Linux est redémarrée, le moteur Solr doit être démarré manuellement avant de lancer DocuShare.

  • Seule une nouvelle installation par le réseau fournira le moteur Solr. La mise à niveau à partir de DocuShare 7.0 conservera le moteur IDOL. Ce moteur sera également conservé dans le cadre d’une mise à niveau à partir de DocuShare 7.5 exécutant toujours le serveur IDOL.

Notes de mise à niveau

Il n’existe pas encore de chemin de migration/mise à niveau pour passer d’IDOL au moteur de recherche Solr (KeyView/IDOL à Tika/Solr)

  • Les clients actuels qui fonctionnent sur IDOL doivent y rester.

  • L’exécution d’IDOL et de Tika sur le même serveur provoque des conflits dans la fonctionnalité de recherche.

DocuShare 7.6 – Notes de mise à jour

Xerox® DocuShare® 7.6

Les nouveautés de ce communiqué

Solutions logicielles

  • Prise en charge de l’authentification unique SAML : permet aux clients de connecter leur serveur DocuShare au fournisseur d’identité de leur entreprise. Les utilisateurs peuvent ainsi utiliser leur identifiant de connexion d’entreprise plutôt que d'avoir à utiliser/mémoriser un identifiant de connexion et un mot de passe distincts pour DocuShare.

  • Provisionnement automatique : lorsque SAML est activé. C’est l’administrateur qui choisit. Lorsque cette fonctionnalité est activée, les utilisateurs qui n’existent pas sur le serveur DocuShare sont créés automatiquement, avec un accès de base à ce serveur. Ils n’ont donc pas besoin de demander un compte auprès de l’administrateur.

  • Réinitialisation en cas d’oubli de mot de passe : permet à l’utilisateur de réinitialiser son mot de passe sans avoir à faire appel à l’administrateur système.

  • Module complémentaire DocuSign pour DocuShare : mis à jour pour prendre en charge la nouvelle méthode d’authentification DocuSign.

  • Plusieurs correctifs et mises à jour de sécurité

Notes d’installation

Visionneuse de documents

  • Pour la nouvelle installation de la Visionneuse de documents, PrizmDoc 13.x exécute le client et le serveur sur le même boîtier.

  • Pour les mises à jour avec la visionneuse de documents installée, PrizmDoc continue d’exécuter le client sur le serveur DocuShare et PrizmDoc 12.x sur un autre serveur.

  • Pour les mises à jour sans la visionneuse de documents, PrizmDoc 13.x exécute le client et le serveur sur le même boîtier.

Solr

  • Actuellement, nous ne prenons pas en charge l’exécution de plusieurs instances DocuShare sur une seule machine virtuelle avec Solr.

  • Le moteur d’impression Solr démarre automatiquement après l’installation de DocuShare 7.6 (sur Linux et Windows). Toutefois, si la machine Linux est redémarrée, le moteur Solr doit être démarré manuellement avant de lancer DocuShare.

  • Seule une nouvelle installation réseau fournira le moteur Solr. La mise à niveau à partir de DocuShare 7.0 conservera le moteur IDOL. Ce moteur sera également conservé dans le cadre d’une mise à niveau à partir de DocuShare 7.5 exécutant toujours le serveur IDOL.

Notes de mise à niveau

Il n’existe pas encore de chemin de migration/mise à niveau pour passer d’IDOL au moteur de recherche Solr (KeyView/IDOL à Tika/Solr)

  • Les clients actuels qui fonctionnent sur IDOL doivent y rester.

  • L’exécution d’IDOL et de Tika sur le même serveur provoque des conflits dans la fonctionnalité de recherche

Documentation

  • Xerox DocuShare et Solr : Guide comparatif IDOL-Solr pour l’assistance en interne

  • Fonction Connecteur Xerox DocuShare pour DocuSign – Guide d’administration

  • Fonction Connecteur Xerox DocuShare pour DocuSign – Guide de déploiement

  • Fonction Connecteur Xerox DocuShare pour DocuSign – Guide de l’utilisateur

DocuShare 7.5 – Notes de mise à jour

Xerox® DocuShare® 7.5

Nouveautés dans cette version

Solutions prêtes à l’usage

  • Connecteur d’application est un moteur de recherche basé sur URL pour trouver les Documents et les Documents personnalisés pour une propriété donnée grâce à un URL DocuShare. Maintenant, il peut aussi rechercher les Collections et les Collections personnalisées en plus des Documents et les Documents personnalisés

  • Autocréation de règles de contenu de dossier de contenu classe automatiquement les documents répétitifs dans une hiérarchie logique de collecte basée sur les métadonnées du documents. Tous les noms de métadonnées qui sont les mêmes pour l’objet. Les nouveaux dossiers qui sont créés par l’outil, acquièrent la valeur de propriété, de l’objet aux dossiers.

  • Copie de modèle - DocuShare supporte la fonction copier/coller dans son interface d’utilisateur standard qui ajoute l’emplacement et ne crée pas de copies des objets. Copie de modèle copie vraiment en créant des objets, conservant les permissions et les propriétés, si cela est défini dans la configuration d’Administration. Copie de modèle peut être configurer comme règle de contenu ou dans le menu de modification choisi sur l’IU du Web.

  • Page de téléversement de documents est une page de téléversement générique basée sur URL. L’utilisateur saisie toutes les propriétés demandées et sélectionne le document à téléverser en parcourant les dossiers du système ou il peut glisser-déposer le document dans le fenêtre du navigateur.

  • Connecteur complémentaire DocuSign pour DocuShare avec trois flux de travail :

    • Initiez un document signé et envoyez-le à DocuShare.

    • Initiez un document à signer dans DocuSign et renvoyez-le dans DocuShare.

    • Initiez un modèle pour traitement dans DocuSign pour un document signé à renvoyer dans DocuShare.

  • Règle d’héritage du contenu permet aux documents d’hériter des valeurs de propriété de la collection parent. Si une collection parent immédiate a une valeur de propriété nulle, elle hérite des valeurs de propriété d’autres collections ancestrales.

  • Vue multisélection offre une vue contextuelle en parallèle, par-dessus la page de vue de Collection, pour voir des objets de documents standard ou personnalisés et leurs propriétés.

Une interface d’utilisateur redessinée

  • Page d’accueil affiche de nouvelles images pour une apparence nouvelle.

  • Logos et icônes utilisent maintenant un format de haute résolution qui a belle apparence sur les écrans et appareils de résolution normale ou élevée. Il y a aussi de nouvelles icônes de type de fichiers.

  • Interface utilisateur a une nouvelle apparence offrant une page plus organisées et intuitive avec des liens aux Collections à gauche, d’autres liens vers My DocuShare, une gestion des règles de contenu, des rapports sur les flux de travail et des politique de gestion du cycle de vie au centre, et l’espace Communautés et lieux de travail à droite.

  • IU de l’Admin a une nouvelle commande pour l’Activation de « StackTrace » dans Menu administration Menu-> Gestion du site->Configuration du site.

  • IU de l’Admin a une nouvelle commande pour Afficher le lecteur de documents dans Menu administration->Gestion du site->Configuration du site.

  • IU de l’Admin a une nouvelle commande pour HTTP Header Content_Security_Policy dans Menu administration->Gestion du site->Configuration du site.

Éléments rafraîchis

  • Amazon Corretto 11 est une multiplateforme sans frais, prêt pour production de Open Java Development Kit (OpenJDK). Il est disponible avec soutien à long terme, incluant des enrichissement et des corrections de sécurité.

  • Apache Solr pour les nouvelles installations de DocuShare, il remplace l’outil de recherche et d’indexation Autonomy’s IDOL ave c la nouvelle version DocuShare 7.5. Solr est très fiable, extensible et tolérant aux anomalies, permettant une indexation distribuée, la répétition et une interrogation équilibrée, une bascule et une récupération automatisées, une configuration centralisée et autres. Solr optimise les fonctionnalités de recherche et de navigation de certains des plus importants sites Internet au monde.

  • Apache Tomcat 9.x applique les spécifications de Servlet 4.0 de JavaServer Pages 2.3 du Java Community Process et comprend plusieurs caractéristiques supplémentaires qui en font une plateforme pour le développement et le déploiement des applications Web et les services Web.

  • Aspose est utilisé pour convertir les fichiers PDF dans DocuShare sans recours à Adobe Acrobat. Il permet le traitement et la compression multifilières, et le soutien aux éléments à documents multiples. Il coûte peu, offre un très bon soutien, ce qui se traduit dans un système DocuShare plus efficace.

  • XSLTForms est une mise en application en code ouvert côté clients pour les XForms, il s’utilise pour créer DocuShare Wiki/Weblogs.

Mise à jour sur les logiciels complémentaires

  • Logiciels complémentaires et applications développé ou redéveloppé pour Corretto 11 comprennent :

    • Lecteur de documents

    • Encryption

    • Gestionnaire de cycle de vie

    • Numériseur Protocole de transfert de fichiers (FTP)

    • Reconnaissance optique de caractère (ROC)

    • Environnement de développeur DocuShare (DSDE)

    • DocuSign

  • PrizmDoc a été actualisé à 13.x. Ceci affiche un grand nombre de types de fichiers dans un navigateur sans besoin d’un logiciel supplémentaire. Cette technologie intégrée génère et affiche les documents dans DocuShare sans encombrement.

  • Xerox ConnectKey pour DocuShare possède maintenant le soutien Centos. CentOS est un système d’exploitation gratuit basé sur Linux Kernel.

  • Xerox ConnectKey pour DocuShare possède aussi le soutien TLS 1.2 pour la sécurité dans l’ensemble des connexions Internet entre DocuShare et les appareils ConnectKey.

Notes d’installation

Lecteur de documents

  • Pour l’installation d’un nouveau Lecteur de documents, PrizmDoc 13.x exécute le client et le serveur sur le même boîtier.

  • Pour les mises à niveau quand le Lecteur de documents est installé, PrizmDoc continue d’exécuter le client sur le serveur DocuShare et PrizmDoc 12.x sur un autre serveur.

  • Pour les mises à niveau lorsqu’il n’y a pas de Lecteur de documents, PrizmDoc 13.x exécute le client et le serveur dans le même boîtier.

Solr

  • À l’heure actuelle, nous ne supportons pas plusieurs instances DocuShare sur un VM unique avec Solr.

  • Le moteur Solr démarre automatiquement après l’installation de DocuShare 7.5 (avec Linux et Windows). Toutefois, si la machine Linux est redémarrée, le moteur Solr doit être démarré manuellement avant de démarrer DocuShare.

  • Seul une nouvelle installation réseau génère le moteur Solr. Une mise à niveau à partir de DocuShare 7.0 IDOL Service conserve le moteur IDOL.

Notes sur la mise à niveau

À l’heure actuelle, il n’y a pas de chemin de migration/mise à niveau there is no migration/upgrade pour passer du moteur de recherche IDOL à Solr (KeyView/IDOL à Tika/Solr)

  • Les clients actuels qui utilisent IDOL doivent conserver IDOL.

  • L’utilisation de IDOL et Tika sur le même serveur cause un conflit dans la fonctionnalité de recherche.

Notes supplémentaires

Nouveaux logiciels complémentairres et caractéristiques DocuShare dans cette version

  • Élément connecteur Xerox DocuShare pour DocuSign

Xerox® DocuShare® 7.0 – Notes de mise à jour

Xerox® DocuShare® 7.0 – Notes de mise à jour

Notes de version supplémentaires

Modules et fonctions DocuShare supplémentaires non prises en charge dans cette version

Intégration de DocuShare SharePoint Conversion HTML sur plates-formes Solaris

Connecteur d’application DocuShare

Lors de la création d’une URL de recherche, assurez-vous que la chaîne de requête est placée dans une séquence d’échappement, en particulier si elle contient des caractères non ASCII. Sinon, les résultats de la recherche risquent de ne pas être fiables.

Sélection d’actions de règles de contenu lors de l’utilisation d’Internet Explorer

Si vous utilisez Internet Explorer et ne pouvez pas sélectionner certains paramètres d’actions lors de la création d’une règle de contenu, mettez à jour votre navigateur.

Activation, mise en pause et suppression du service d’abonnement

L’option Activer les abonnements de la page Abonnement dans l’interface d’administration peut être utilisée uniquement pour activer ou réactiver le service d’abonnement. Pour mettre en pause ou supprimer le service, vous devez exécuter l’utilitaire de ligne de commande ChangeSubscriptionSvcState.

Mobile Client pour DocuShare

Si vous avez précédemment installé la passerelle entre le serveur Web Microsoft IIS et DocuShare et que vous souhaitez utiliser Mobile Client pour DocuShare avec votre site, vous devez désinstaller la version précédente de la passerelle et installer la nouvelle version de la passerelle à l’aide de l’outil IIS inclus dans DocuShare 7. Vous devez aussi prendre les mesures suivantes :

  • Activer l’authentification Windows et l’authentification anonyme dans IIS

  • Ajouter des utilisateurs anonymes aux règles d’autorisation dans IIS

  • Placer le fichier web.config dans le répertoire <DSHome>\tomcat\bin\native\iis64amd

Copyright 1996-2017 Xerox Corporation. Tous droits réservés. 12/15

Information sur la gestion du contenu d’entreprise

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