Comment Xerox® DocuShare® a aidé une entreprise qui fabrique des meubles depuis 99 ans à numériser 500 000 documents

Pas facile de changer quand on fait des affaires depuis aussi longtemps que Fairfied Chair. Pourtant, l’entreprise savait qu’il fallait transformer les processus de travail pour prospérer à l’âge numérique.

Comme un des employés de Fairfield Chair l’a résumé, « nous nagions dans la papier. » Littéralement.

L’entreprise familiale de fabrication de meubles de Lenoir, Caroline du Nord, avait un étage complet contenant plus de 150 classeurs. Les réponses aux questions importantes de nombreux clients s’y trouvaient quelque part, mais il était difficile de les trouver et de les partager. Les employés devait fréquemment mettre les appels en attente, marcher à l’autre étage pour rechercher le document, puis retourner au téléphone pour répondre à certaines questions.

Bien que l’entreprise soit profondément ancrée dans les traditions, nombre de ses 425 employés appartenant à la seconde ou à la troisième génération, l’heure du changement avait sonné.

Fairfield Chair s’est tournée vers Xerox pour l’aider à passer d’un système analogique à un système numérique. « Notre slogan n’est pas d’éliminer le papier, mais de miser sur l’absence de papier, » explique Jeremy Lukovich, vice-président des ventes de Xerox DocuShare. « Nous aidons les clients à numériser et à automatiser les processus d’entreprise. » Xerox® DocuShare® permet aux utilisateurs de numériser les documents papier dans un système de gestion de contenu central infonuagique, dans lequel les documents peuvent être mesurés, gérés et stockés en toute sécurité pour permettre aux clients d’y accéder.

En numérisant 500 000 documents, Fairfield Chair a put se débarrasser de ces classeurs et réduire sa dépendance au système de classement sur papier. Ils ont intégré les six différents services sur une seule plateforme, libéré 40% de l’encombrement et accueilli ainsi de nouveaux employés. « Nous avons pu éliminer 165 classeurs, » raconte le PDG de Fairfield Chair Jamie White.

Grâce à un accès immédiat à l’information en ligne, les employés de Fairfield Chair peuvent répondre plus rapidement aux clients et l’entreprise a réduit ses coûts d’impression de 35 à 40%.

« Chez Fairfield on dit toujours qu’on a toujours fait les choses ainsi et qu’il est difficile de changer, » indique White. « Mais posséder un produit novateur à portée de la main a grandement amélioré l’entreprise. »

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